Abatimiento del tiempo de respuesta en el envío y reporte de los estudios de laboratorio en un servicio de urgencias para eficientar el índice de rotación y disminuir los días cama mediante el uso del sistema neumático de envíos en el Hospital de Alta Especialidad Centro Médico Nacional 20 de Noviembre del ISSSTE.

Fernando González-Romero. Director Médico. Motion Corp SA de CV. México DF. México.

Espino BE. Jefa del Servicio de Admisión Continua Adultos. CMN 20 de Noviembre. ISSSTE. México DF. México.

De la Mora MI. Jefe de la División de Laboratorio. CMN 20 de Noviembre. ISSSTE. México DF. México.

RESUMEN

El propósito de este estudio fue el abatimiento del tiempo de respuesta en el envío y reporte de los estudios de laboratorio en un servicio de urgencias para eficientar el índice de rotación y disminuir los días cama mediante el uso del sistema neumático de envíos en el Hospital de Alta Especialidad Centro Médico Nacional 20 de Noviembre del ISSSTE mediante la aplicación de la metodología seis sigma, e identificar el valor agregado, no las actividades, así como las áreas de oportunidad con el fin de hacer propuestas para eficientar el sistema neumático de envíos y con ello lograr un ahorro en el presupuesto hospitalario. Con los resultados se comprueba una mejora en los tiempos de atención del paciente, lo que incrementa la calidad en la atención.

Folding the response time in shipping and report of laboratory studies in emergency service for efficient and reduce turnover bed days through the use of the pneumatica tube system in HIGH Speciality HospitaL “National Medical Center 20 de Noviembre” of ISSSTE

Folding the response time in shipping and report of laboratory studies in emergency service for efficient and reduce turnover bed days through the use of the pneumatica tube system in HIGH Speciality HospitaL “National Medical Center 20 de Noviembre” of ISSSTE.

ABSTRACT

The purposes of this study was folding the response time in shipping and report of laboratory studies in emergency service for efficient and reduce turnover bed days through the use of the pneumatic tube system in the high specialty hospital National Medical Center 20 de Noviembre of ISSSTE, using six sigma methodology, identifying the added value, not activities, as well areas of opportunity to make proposals to streamline the pneumatic tube system and to achieve savings in the hospital budget. The results were checked in improved patient care time, increasing the quality of care.

KEYWORDS: savings; pneumatic tube system; time factors.

INTRODUCCIÓN

Si existe una industria en donde la meta sea cero errores, esta es el sector salud. Tanto los pacientes como los profesionales médicos, los administradores de salud y en realidad todos lo que buscamos es optimizar los procesos para mejorar la calidad y eficiencia.

A pesar de que la metodología seis sigma tiene sus raíces en la industria manufacturera, también es aplicable en una industria de servicios como la atención a la salud.

Seis sigma no solo es un sistema de administración de calidad, sino también un sistema de administración de negocios basado en el manejo eficiente de datos, herramientas y diseños que permitan eliminar la variabilidad de los procesos así como la reducción de los tiempos de ciclo, reducción de costos, alta satisfacción de clientes y efectos dramáticos en el desempeño financiero de las empresas. (1)

Se ha demostrado que la aplicación de la metodología seis sigma en el área de la salud ha sido positiva en los Estados Unidos de Norteamérica. Fue utilizada en el Centro Regional Rapides de Lousiana para resolver la problemática en los tiempos de espera para recibir atención médica y en el Hospital de la Mujer y el Niño en Rhode Island se utilizó para estandarizar los procedimientos en el manejo de los embriones (2). En México ha sido aplicado a la reingeniería de procesos en el departamento de Imagenología (3) así como para mejorar los procesos de gestión hospitalaria (4,5) y, últimamente, para mejorar el proceso de dispensación de medicamentos en el Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias. (6)

Las organizaciones de salud enfrentan retos únicos y no es ningún secreto que tienen más dificultades para la aplicación de métodos de mejora de calidad. En este tipo de organizaciones, los factores críticos en la calidad y la eficiencia son el flujo de la información y la interacción entre los actores.

Es importante garantizar la atención médica en un servicio de urgencias, por lo que el manejo de sus camas se vuelve prioritario, por lo que es vital eficientar el uso de las camas para garantizar la oportunidad y calidad en la atención. No es permisible el estancamiento en este recurso llamado cama, por lo que cualquier mejora en el proceso que lo alimenta es cardinal para avalar un buen resultado y con ello la satisfacción del paciente.

El servicio de urgencias experimenta una demanda impredecible y para un hospital en la mayoría de los casos es la puerta de entrada al entorno hospitalario, hay que asegurar que todos los pacientes que lleguen sean bien atendidos, por lo que aquí el factor tiempo adquiere una connotación relevante y cualquier mejora al proceso es bien recibida, amén de que representa también una optimización del recurso económico.

Historia del neumático

Los sistemas de transporte neumático son vías en los cuales los contenedores cilíndricos son propulsados a través de una red de tubos por medio de aire o de vacío.

Las redes de tubos neumáticos ganaron gran prominencia a fines del siglo XIX y comienzos del siglo XX en negocios o administraciones que necesitaban transportar pequeños pero urgentes paquetes (como correo) a través de distancias relativamente cortas (dentro de un edificio).

El término neumática procede del griego pneuma que significa soplo o aliento. Las primeras aplicaciones de neumática se remontan al año 2.500 a.C. mediante la utilización de muelles de soplado. Posteriormente, se utilizó en la construcción de órganos musicales, en minería y en siderurgia. Hace más de 20 siglos, un griego llamado Tesibios construyó un cañón neumático que rearmado manualmente comprimía aire en los cilindros. Al efectuar el disparo, la expansión restituía la energía almacenada y aumentaba de esta forma el alcance de este. En el siglo XIX se comenzó a utilizar el aire comprimido en la industria de forma sistemática. Herramientas neumáticas, martillos neumáticos y tubos de correo neumáticos son un ejemplo de estas aplicaciones. La cápsula para transportarse en el sistema neumático fue inventada por William Murdoch en 1836. Durante la construcción del túnel de Mont-Cenis en 1857 se utilizó una perforadora de aire comprimido que permitía alcanzar una velocidad de avance de dos metros diarios frente a los sesenta centímetros que se obtenían con los medios tradicionales. En 1880 se inventó el primer martillo neumático. La incorporación de la neumática en mecanismos y la automatización comienza a mediados del siglo XX (7). En hospitales ha sido utilizado por más de 4 décadas, tiene sus orígenes en Inglaterra y actualmente se emplea en Norteamérica, Europa y Asia. (8)

Los hospitales son sistemas muy complejos con infinidad de procesos, entre los que destacan aquellos que impactan en los indicadores prioritarios por poner en riesgo la vida de los pacientes y en los que el sistema neumático de envíos proporciona la combinación de velocidad y confiabilidad en los medios de transporte utilizados dentro del hospital.

Esta investigación tiene como objetivo conocer si el uso del sistema neumático de envío influye en mejorar el índice de rotación en el servicio de urgencias y disminuye así los días cama del Centro Médico Nacional 20 de Noviembre del ISSSTE.

El presente estudio de investigación es de tipo cuantitativo, descriptivo, correlacional, transversal, comparativo y prospectivo. Como método se utilizará la consulta de los registros de toda muestra sanguínea procesada en el servicio de laboratorio proveniente del servicio de urgencias de todos los turnos y como instrumento, la cédula de medición de ciclos. El período durante el cual investigaremos será del 01 de julio al 31 de agosto del 2011 en el Servicio de Urgencias del Centro Médico Nacional 20 de Noviembre del ISSSTE.

El contar con esta tecnología permite al personal de salud de áreas críticas, como lo es urgencias, el envío de muestras sanguíneas al laboratorio con un impacto importante de mejora en ahorro de tiempo sin afectar la calidad de la muestra. Dado que los médicos y enfermeras deben estar dedicados a la atención del paciente y no fungir como mensajeros, el sistema neumático de envío ayuda a mejorar la eficiencia al evitar que el personal tenga que desplazarse de un lugar a otro en vez de atender sus actividades. (9,10)

Historia de sistemas neumáticos de envíos

Es una empresa con una trayectoria de 22 años de exitosa operación en México, fabrican y son representantes exclusivos del grupo alemán AEROCOM, líder mundial en tecnología y desarrollo de sistema de transporte neumático; en México han instalado más de 15.000 equipos, de los cuales 260 se encuentran operando en el sector salud.

Como líderes en el mercado nacional, su oferta de productos y servicios está orientada al desarrollo y crecimiento de nuestros clientes. Mejora la productividad de los empleados, ya que permite mantenerlos en sus puestos realizando tareas útiles y mejorando la atención al paciente.

Gracias a su tamaño y forma puede ser colocado en cualquier área que se requiera, como quirófano, urgencias, hospitalización, áreas críticas, laboratorios, banco de sangre, farmacia, etc. para facilitar el envío y recepción de muestras clínicas, medicamentos y sangre, entre otros.

Gracias a este sistema se reducen las incidencias y fallas operativas con un bajo costo de operación y mantenimiento, mismo que se refleja en el incremento de la productividad, eficiencia, eficacia en el servicio y en los indicadores de gestión, se logra con ello una mejor atención a todos los usuarios.

• Sector salud en México

Cabe destacar que los sistemas neumáticos de envíos cuentan con una tecnología desarrollada para transportar de un lugar a otro (punto a punto o multipunto) de manera segura cualquier material, como muestras clínicas, medicamentos, sangre, entre otros.

Su operación consiste en que los envíos son colocados dentro de una cápsula que es impulsada por aire a través de una red de tuberías. Los sistemas emplean un software de última generación para el control del proceso de los envíos. Este sistema está considerado como una solución de logística hospitalaria que reduce riesgos en el traslado de muestras y medicamentos, además de evitar el desplazamiento del personal, por lo que impacta directamente en la mejora de los indicadores de gestión y con ello en la atención a los pacientes. (11,12)

El empleado no necesita moverse de su área de trabajo, con lo que obtiene una mejor concentración y por ende eleva su productividad, lo que repercute en un mejor servicio y en incremento de tiempo de atención para con el paciente.

Las estaciones de envío y recepción se instalan en áreas donde se requiere una respuesta inmediata para atender las necesidades de los pacientes.

Laboratorio clínico

La función principal del laboratorio es la de realizar análisis clínicos que contribuyen al diagnóstico, tratamiento y prevención de los problemas de salud de los pacientes. Aquí se utiliza el sistema principalmente para transportar muestras de sangre y orina, entre otros materiales.

La evaluación del paciente requiere incluir al análisis de la información clínica los resultados de los estudios de laboratorio; mientras más rápido se obtengan, siempre será mejor para la toma de decisiones.

Uno de los beneficios de mayor impacto es que no se tiene que trasladar el personal al laboratorio para entregar las muestras o documentos, proceso que tarda en promedio alrededor de 15 minutos. (13)

• En el Instituto de Seguridad Social al servicio de los trabajadores del estado

El Sistema de Transporte Neumático se instaló por primera vez en el ISSSTE en el 2009 en el Hospital General de Pachuca, es este un equipo AC 3000 con cápsula de 160 mm de diámetro con 11 estaciones.

Actualmente, el equipo se encuentra instalado en 10 unidades del ISSSTE, son todos AC 3000 con cápsulas de 160 mm de diámetro.

El contar con esta tecnología permite al personal de salud de áreas críticas, como urgencias, el envío de muestras sanguíneas al laboratorio con un impacto de mejora en ahorro de tiempo.

El Hospital de Alta Especialidad Centro Médico Nacional 20 Noviembre es un Hospital de tercer nivel para el ISSSTE creado en 1964 y remodelado en 1994, actualmente cumple 50 años (tabla 1) (foto 1). Cuenta con 37 especialidades médicas y 20 especialidades quirúrgicas. Cuenta con 380 camas censables y 145 camas no censables. Con casi 11 millones de usuarios potenciales.

Es el centro de referencia nacional para el ISSSTE y cuyo marco de actuación se describe en la foto 2.

METODOLOGÍA (MATERIAL Y MÉTODOS)

La metodología seis sigma cuenta con 5 etapas (1):

1. Definición. El problema se definió mediante un diagrama de flujo para estudiar su funcionamiento, en donde se identificó que el valor agregado real es el tiempo de entrega de los medicamentos (D), en donde el sistema neumático (T) ahorra tiempo (W) en la definición del diagnóstico y tratamiento (DT) y con ello eficientiza la rotación de camas del servicio de urgencias (B), y detecta las áreas de oportunidad para optimizar el proceso.

2. Medición. Caracteriza la situación actual del proceso de envío y entrega de resultados de laboratorio así como la medición del desempeño del proceso actual.

3. Análisis. Los resultados de la fase de medición se analizan con el fin de determinar el resultado del estudio.

4. Mejora. Propuestas de mejora que se generan del estudio.

5. Control. Se garantiza que el proceso mejore mediante los mecanismos de control establecidos.

Se consultarán los registros de evaluación de los indicadores médicos generados del Servicio de Urgencias del Centro Médico Nacional 20 de Noviembre del 1 de julio al 31 de agosto del 2011.

El Servicio de Admisión Continua se localiza en la planta baja del Hospital.

Tipo de estudio: cuantitativo, descriptivo, transversal, correlacional, comparativo, retrospectivo.

Grupo de estudio: indicadores médicos evaluados en el Servicio de Urgencias:

• índice de rotación
• días cama

Criterios de inclusión:

• Registros de los indicadores mencionados en el período del 1 de julio al 31 de agosto del 2011.


Criterios de exclusión:

• Registro de los indicadores no mencionados en el período del 1 de julio al 31 de agosto del 2011.
• Registro de los indicadores mencionados no generados en el período del 1 de julio al 31 de agosto del 2011.

Variables:

• Porcentaje mensual del indicador índice de rotación del Servicio de Urgencias.
• Porcentaje mensual del indicador días cama del Servicio de Urgencias.

Factibilidad y aspectos éticos:

La presente investigación no se realiza con seres vivos, sino a través de la consulta documental propiedad del Instituto de Seguridad y servicios sociales de los trabajadores del estado.

Recursos humanos, físicos, financieros:

• Personal designado para recabar los datos
• Servicio de Admisión Continua del Centro Médico Nacional 20 de Noviembre
• Servicio de Laboratorio Centro Médico Nacional 20 de Noviembre
• Registros mensuales de los indicadores médicos mencionados

RESULTADOS

Definición.

El diagrama completo del proceso de solicitud y reporte de los estudios de laboratorio se muestra en la fig. 1. Las actividades sin valor agregado se identifican con la inicial del producto correspondiente perdido y su número secuencial, áreas de oportunidad identificadas con la letra “O”, también de forma consecutiva. Los actores del proceso son los médicos, las enfermeras, los técnicos de laboratorio y el departamento de registros hospitalarios.

El proceso de solicitud y reporte de los estudios de laboratorio (fig. 1) comienza con el interrogatorio y la exploración médica al paciente, posterior a la cual se indican los estudios necesarios para el paciente, entre los que se incluyen los del laboratorio. Posteriormente, la enfermera en base a las indicaciones médicas realiza la toma de muestras para envío al laboratorio, en esta actividad se detectó retraso (W 1), que por sí misma crea un área de oportunidad (O 1), al igual que sucedió con el tiempo que transcurrió entre que se tomó la muestra y el envío al laboratorio (W 2, O 2), en donde se observó pérdida en el transporte y pérdida relacionada a la circulación del personal (T 1, M 1). A continuación se reporta el resultado de laboratorio, con el cual el médico toma decisiones acerca del tratamiento médico instituido y el destino del paciente, que puede ser egreso a domicilio, hospitalización, ingreso a terapia intensiva o envío a quirófano. Se encontró también retraso, pérdida de transporte, pérdida relacionada a la circulación del personal y las consecuentes áreas de oportunidad (W 3 a 4, O 3 a 4, T 2 y M 2). El proceso termina con el egreso del paciente.

Medición. Se definieron seis variables (V) (tabla 2) y ocho indicadores (I) (tabla 3), estos son:

Variables:

V1. Tiempo en que se indica un estudio de laboratorio.
V2. Tiempo en que se toma la muestra.
V3. Tiempo en que se envía la muestra al laboratorio.
V4. Tiempo en que llega la muestra al laboratorio.
V5. Tiempo en que se reporta el resultado del estudio de laboratorio.
V6. Tiempo en que el médico toma la decisión con el resultado de laboratorio.

Indicadores:

I1. Tiempo trascurrido entre que se indica un estudio de laboratorio y se toma la muestra.
I1 = V2 – V1
I2. Tiempo transcurrido entre que se toma la muestra y se envía al laboratorio.
I2 = V3 – V2
I3. Tiempo transcurrido entre que la muestra se envía y llega al laboratorio.
I3 = V4 – V3
I4. Tiempo transcurrido entre que llega la muestra al laboratorio y se reporta.
I4 = V5 – V4
I5. Tiempo transcurrido entre que se reporta el resultado del estudio de laboratorio y el médico toma la decisión con él.
I3 = V6 – V5
I6. Índice de rotación. Indicador establecido que equivale al número de egresos dividido sobre el número de camas.
Es el número de pacientes que pasan por una cama al mes. Es parte de los indicadores de gestión hospitalaria ya establecidos por la Dirección General de Evaluación del Desempeño de la Secretaría de Salud. (14,15)
I7. Día cama. Indicador establecido que equivale al período comprendido entre las 0 y las 24 horas de un día, durante el cual una cama de hospital se mantiene a disposición para el uso de pacientes hospitalizados. Es parte de los indicadores de gestión hospitalaria ya establecidos. (14,15)
I8. Costo día cama. Establecido por la Dirección General de Planeación y Desarrollo en Salud. (16)


Análisis. De acuerdo al estudio de tiempos y movimientos podemos afirmar que:

• El traslado de las muestras sanguíneas al laboratorio sin sistema neumático tarda 22 minutos.
• El traslado de las muestras sanguíneas al laboratorio vía sistema neumático tarda 3 minutos.
• Se obtiene un ahorro de 19 minutos por paciente.
• El promedio de estudios de laboratorio solicitados por paciente es de 9.
• El promedio de muestras de laboratorio enviadas por cápsula es de 3.
• Pacientes atendidos en 30 días antes del estudio = 749 pacientes (25 pacientes por día).
• Pacientes atendidos por mes durante el estudio = 801 pacientes (27 pacientes por día).
• Ahorro en tiempo para 24 horas posterior al estudio = 513 minutos (19 x 27).
• El ahorro de tiempo equivale a 8 horas 33 minutos. Si un paciente tarda en urgencias 7 horas 55 minutos, esto significa que se puede atender a un paciente más por día.

• Por lo tanto, el índice de rotación mejoró de 1,56 a 1,68 (mientras más elevado el índice de rotación, significa mayor eficiencia en el manejo de las camas. Fórmula = número de egresos/número de camas).
• En cuanto al tiempo de atención médica por parte del Servicio de Enfermería, podemos concluir que se incrementa en un 12,5% más debido al ahorro que se tiene en el traslado de las muestras tomadas al laboratorio (tabla 4).
• El ahorro para el Servicio de Admisión Continua que es de 8 horas con 33 minutos se traduce en 20,705 pesos al mes y 248,460 pesos al año.

• Para un hospital como el Centro Médico Nacional 20 de noviembre y al hacer las corridas en hospitalización y áreas críticas, se puede concluir que el ahorro será de 12,796.50 pesos al día, 383,895 pesos al mes y de 4,606,740 pesos al año, lo que traduce que el tiempo de recuperación de la inversión es excelente. De acuerdo a los costos por día cama y en base a los 19 minutos ahorrados por el uso del sistema neumático, para hospitalización son 9,313.80 pesos, para urgencias 946.58 pesos y para áreas críticas 2,536.12 pesos, lo que da un total de 12,796.50 pesos por día.

Mejora.

Las propuestas de mejora al proceso generadas se observan en la tabla 5. Para evitar retrasos en la toma del estudio posterior a la orden médica (W 1), entre que se toma la muestra y se envía al laboratorio (W 2) y entre que se reporta el resultado de laboratorio y el médico toma la decisión del destino del paciente (W 4), se sugiere implementar una libreta de control y que exista supervisión por parte de enfermería así como adecuar el proceso de envío de muestras por el sistema neumático (O 1, 2, 4). En lo referente al retraso en la recepción y proceso de las muestras en laboratorio (W 3), se sugiere supervisión por el jefe de laboratorio y adecuar una libreta de control (O 4). En lo que respecta a que la muestra en ocasiones permanece en el servicio de urgencias o en el laboratorio sin procesarse (T 1, 2), se sugiere reforzar los mecanismos de control, que deben de ser estrictos. En lo relativo al desplazamiento del personal de enfermería y de laboratorio (M 1, 2), se deberá revisar y reforzar el proceso de envío de muestras por el sistema neumático.

Si las mejoras se aplican correctamente, el proceso debe recuperarse.

Control. El mecanismo de control sugerido se basa en supervisión estricta de los procesos y adecuación de los mecanismos de control.

CONCLUSIÓN

La metodología seis sigma fue muy útil en el análisis y mejora del proceso de envío y entrega de estudios de laboratorio, de hecho se propone como mejora del proceso, por el impacto que tiene la tecnología en la optimización de los procesos, cuya tendencia se observa en países avanzados.

Es importante mencionar que el retraso en la toma, envío y reporte de los estudios de laboratorio puede ocurrir en cualquier institución de salud, no solo en México, incluso en otros países.

El sistema neumático de envíos probó ser una herramienta eficaz de logística hospitalaria que optimiza los procesos con la consecuente mejora en la atención médica, a la vez que eficientiza los indicadores de gestión del hospital, y logra con ello un ahorro en dinero, mismo que impacta de manera importante.

Tabla 1. Características del Centro Médico Nacional 20 de Noviembre (posterior a estudio) 

Foto 2

Referencias bibliográficas

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