Asociación entre las correcciones en el sistema electrónico de registros y la disminución del período promedio de permanencia de inventarios de farmacia asistencial.

Fernando Rojas. Departamento de Nutrición y Alimentos, Facultad de Farmacia, Universidad de Valparaíso. Chile.
Mauricio Lecaros. Servicio de Farmacia Asistencial. Centro de Atención Primaria de Salud Familiar Con-Cón. Chile.

Contribuciones de autoría.

Ambos autores participaron en la elaboración del programa de corrección de registros de inventarios y planificación del estudio.

Fernando Rojas: Concepción y el diseño del trabajo, Análisis estadístico. Escritura del artículo. Aprobación final del manuscrito.

Mauricio Lecaros: Adquisición de datos, Interpretación de los datos. Revisión crítica. Aprobación final del manuscrito.

Financiación. “Sin financiación”.

Agradecimientos.

Conflictos de intereses. Los autores declaran no tener conflictos de interés derivados de la realización y publicación del artículo, de ningún tipo, lo que incluye relaciones económicas o de otra naturaleza que puedan haber influido en la realización del proyecto y en la preparación del manuscrito para su publicación.

Resumen

Los sistemas electrónicos de registros de inventario, favorecen el flujo de información oportuna, confiable y precisa en la unidad de farmacia de los centros de atención primaria de salud, condicionado a una buena implementación, uso correcto y actualización de datos.

Objetivo: Este trabajo tuvo por finalidad el mejorar la programación de necesidades de inventarios de la unidad de farmacia del centro de salud familiar (CESFAM), de la comuna de Concón, V región de Chile, mediante corrección de registros de productos identificados como deficientes, en el sistema electrónico de datos.

Método: El efecto de la intervención fue medido como disminución en la variable financiera Período Promedio de Permanencia de Inventarios de los productos intervenidos, realizando comparación estadística en períodos de 4 meses previos y 4 meses posteriores a la intervención. Se asociaron los resultados con las variaciones en los mismos períodos de precios unitarios promedio, cantidades, costos de reposición e inventarios promedio.

Resultado: Se cumplió con disminuir significativamente el período promedio de permanencia de los inventarios intervenidos en un 80.6% de los productos, desde una mediana de 288 días en el período previo a la intervención, hasta 193 días en el período posterior, disminución que se asoció positivamente con aumentos en cantidades y costos de reposición, así como a la disminución de inventarios promedios, evidenciando mejoras en la programación del abastecimiento vinculadas a la disminución de tiempos de reposición de existencias.

Conclusiones: La corrección de registros deficientes de productos, contribuye positivamente a la gestión farmacéutica y servicio a la comunidad.

Palabras Clave: Período Promedio de Permanencia de Inventarios, sistemas electrónicos de registros, farmacia, atención primaria.

Summary

Electronic systems of inventory records, promote the flow of timely, reliable and accurate in the pharmacy unit of the centers of primary health care, subject to a good implementation, correct and update data. Objective: This study was aimed at improving programming the inventory needs of the pharmacy unit of family health center (CESFAM) of the commune of Concón, V Region of Chile, by amending records of products identified as deficient, in the electronic data system.

Method: The effect of the intervention was measured as a decrease in the average period of financial variable permanent inventory of the products seized, making statistical comparison in previous periods of 4 months and 4 months after surgery. Results were associated with variations in the same periods in average unit prices, quantities, and inventory replacement costs average.

Result: Met significantly reduce the average length of stay for surgery in inventories 80.6% of products, from a median of 288 days in the preintervention period to 193 days in the post, which was associated with decreased positively with increases in amounts and replacement costs, as well as lower average inventories, showing improvements in the programming of supplies related to decreased restocking times.

Conclusions: The correction of deficient records products, contributes positively to drug management, and community service.


Keywords: Period Average permanent inventory, electronic records, pharmacy, primary care.

Introducción.

Autores como Chopra, S., y Meindl P. (2006) (1), señalan que la implementación de procedimientos de administración de inventarios tienen un impacto directo en la calidad de la gestión de la cadena de abastecimiento, mejorando el flujo de información entre la oferta y la demanda.

Las autoridades del Ministerio de Salud de Chile (Minsal,1995) (2), identifican a la administración en el campo de la farmacia asistencial perteneciente a centros de atención primaria, como una de las principales formas para lograr la racionalidad en el uso de los medicamentos en la población chilena, ya que de ésta depende la organización, implementación, desarrollo, control y evaluación de un sistema de suministro de medicamentos e insumos terapéuticos, oportuno, expedito, eficiente y accesible, que permita dar cumplimiento a las acciones de salud.

Uno de los grandes problemas que en estos momentos enfrenta el sistema de abastecimientos de la farmacia asistencial en Chile, tiene que ver con la programación de las necesidades de fármacos e insumos médicos por parte de las unidades de farmacia, ante su principal proveedor constituido por la Central Nacional de Abastecimiento (CENABAST). Actualmente, estas se programan para la adquisición de arsenales terapéuticos con un horizonte temporal de un año, lo cual resulta en ser ineficiente para la administración de estos inventarios (3), ya sea en razón del excesivo tiempo a considerar en la planificación, respecto de las cantidades a demandar (4), y tiempos de reposición involucrados (5,6), afectando directamente los costos totales de los recursos invertidos en inventarios (7).

La tecnología de la información en el área salud, cumple un rol importante en la toma de decisiones, lo cual es también pertinente a la farmacia asistencial, debido a que ante cambios en el escenario de las políticas de salud, situación económica local ó global, es preciso hacer un diagnóstico de la situación actual, donde el seguimientos de los datos, y el grado de formalización logística juegan papeles fundamentales (8,9). Como cualquier estrategia de reducción de costos, tiempos de suministro y aumento del nivel de servicio, el desarrollo de tecnologías informáticas en el área asistencial, requieren el manejo de correcto de una gran cantidad de datos para generar información confiable y a tiempo (10).

En el presente trabajo se realizó un análisis comparativo y asociativo de los cambios producidos en los períodos promedio de permanencia de inventarios, variable financiera medida en días, respecto de productos con deficiencia de registros pertenecientes al arsenal terapéutico del centro de salud familiar de la comuna de Con-Con, V región, Chile, en un período previo y posterior a la intervención basada en la corrección del registro electrónico de estos productos, con el objeto de demostrar que la intervención produce una mejora en la programación de las necesidades de la unidad de farmacia, mostrada por la mejora en la actividad de los inventarios intervenidos.

Metodología.

Se llevó a cabo un estudio longitudinal retrospectivo, respecto de las deficiencias de registro electrónico de productos pertenecientes al arsenal terapéutico del señalado centro de salud primaria, considerando vigentes a todos los productos con flujos de entrada y salida en el transcurso de un año previo al momento del estudio. El estudio permitió identificar las deficiencias de registro acorde a los diversos problemas que pudieran generar implicancias económicas de la mala definición de las descripciones de estos inventarios. De esta manera, se identificaron registros electrónicos de productos del arsenal terapéutico con definición de descriptores imprecisos, incorrectos y duplicados ó triplicados. Los productos identificados como deficientes en su registro, fueron corregidos en su descriptor en el sistema electrónico de datos.

Se realizó un seguimiento longitudinal en un período retrospectivo de 4 meses previo a la corrección de registros, y uno longitudinal prospectivo de 4 meses posterior a este evento, a todos los productos con registro intervenido, determinando para cada producto el período promedio de permanencia de inventarios (PPPI), tanto previo o inicial (PPPI previo), como final o posterior a la intervención (PPPI posterior). El cálculo de los PPPI se llevó a cabo en cada período, según las siguientes expresiones adaptadas de Brealey, Myers y Franklin, 2006 (11):

El período retrospectivo para el cálculo de PPPI previo fue de 4 meses previos a la corrección de registros, y el período prospectivo para el cálculo de PPPI posterior se extendió por 4 meses a partir del evento correctivo, realizándose un inventario físico con conteo de unidades y su valorización en el momento de la intervención, con el objeto de separar correctamente los períodos.

Se comparó las medianas de PPPI previo y PPPI posterior de los productos intervenidos a través de la aplicación del test estadístico no paramétrico de Wilcoxon (12), considerando significativos a valores p<0,05. Previo a la aplicación de este test se verificó normalidad de distribución de datos, mediante los test KS, D'Agostino & Pearson ómnibus y Shapiro-Wilk (13).

Con la finalidad de encontrar las asociaciones más relacionadas a los cambios en los PPPI de los productos intervenidos, y las variaciones de precio, cantidad, costos de reposición e inventarios promedios, se utilizó análisis de tablas de contingencia, agrupando los datos como frecuencias porcentuales de productos que aumentaron ó disminuyeron su PPPI, en asociación con las siguientes clasificaciones:

1) Productos que disminuyen/mantienen precios unitarios promedio, cantidad, costos de reposición e inventarios promedio.

2) Productos que aumentan precios unitarios promedios, cantidad, costos de reposición e inventarios valorizados.

Las asociaciones fueron verificadas con la aplicación del test exacto de Fisher (14) , considerando significativos valores p<0,05.

Los resultados se analizaron estadísticamente, utilizando el software GraphPad Prisma versión 5.0.

Resultados.

Se intervinieron 36 productos por medio de cambios en los descriptores del sistema electrónico de datos previamente identificados con deficiencias de registro. Sobre este total, las deficiencias detectadas correspondieron a 8% de descriptores imprecisos, 31% a incorrectos y 61% a descriptores duplicados ó triplicados Estos 36 descriptores correspondieron al 7% del stock total registrado.

En la tabla n°1 (ver archivo adjunto) se muestran las variaciones de cantidades unitarias adquiridas, precios unitarios promedio, costos de reposición, inventarios promedio y PPPI, en los períodos previos y posteriores a la intervención de los descriptores en el sistema electrónico de datos del centro de salud primaria.

La variación de los costos de reposición, entre el período posterior y el previo a la intervención correspondió a un descenso de un 7.29%; mientras que se registró una disminución de inventarios promedio de un 29.55% entre los mismos períodos, ambos indicativos de ahorros generados entre estos momentos. Por su parte, el 80,6% de los productos intervenidos disminuyeron su PPPiposterior, en tanto, el 19,4% presentó un aumento de éste parámetro.

En la tabla n°2 (ver archivo adjunto) se muestra la información estadística descriptiva de medidas de posición (promedio, mediana, valor mínimo, máximo, percentil 25 y 75), dispersión (Error y Desviación Standard), y normalidad de distribución (test de normalidad KS, D'Agostino & Pearson omnibus y Shapiro-Wilk), para los datos de PPPI previo y PPPI posterior a las intervenciones realizadas para estos 36 productos. Se destaca que no hay una distribución de datos normal y que la aplicación del test no paramétrico de Wilcoxon para comparar las diferencias entre medianas de PPPI de ambos períodos, resulta ser significativo, con dos colas de distribución y una suma de rangos de signos (W), de 666 días.

El Gráfico n°1 (ver archivo adjunto, al final del artículo) muestra la variación de los PPPI en los períodos previo y post a la intervención, apreciándose que cada punto corresponde a un producto con descriptor intervenido, los cuales sufren un reordenamiento de sus PPPI, mostrando una disminución en la magnitud y volatilidad de los valores post intervención.

Las asociaciones de aumento ó disminución los PPPI de los productos intervenidos, respecto de la frecuencia porcentual de las cantidades de productos clasificados según aumento, ó mantención-disminución de precios, cantidades, costos de reposición unitarios promedio e inventarios promedio de los productos intervenidos, se presentan a continuación por medio de gráficos de contingencia (Gráfico n° 2, letras a) a d) - (ver archivo adjunto, al final del artículo)). Se destaca que mediante la aplicación del test exacto de Fisher, resultan significativas las contingencias entre disminución de PPPI asociadas a una frecuencia porcentual mayor de productos que aumentan sus cantidades repuestas en el período post-intervención, así como con los que aumentan sus costos de reposición. También existió una asociación favorable con productos que disminuyen su inventario promedio en el período post-intervención. Sin embargo, no existió asociación significativa con aumentos, ó mantención-disminución de precios unitarios promedio, en el período post intervención.

Discusión.

La administración del inventario se basa en minimizar la inversión en stock y asegurar que la organización cuente con las cantidades suficientes de este activo, para hacer frente a la demanda cuando se presente (15). En razón de lo anterior, se consideró dentro de los objetivos planteados, mejorar la programación de necesidades del arsenal terapéutico, manifestada en la disminución de costos de reposición y valorización de los productos intervenidos. Este objetivo se logró al optimizar la administración de inventario de la unidad de Farmacia perteneciente al centro de salud familiar de Concón, a través de una intervención basada en la corrección en las deficiencias de registros de productos en el sistema electrónico de datos.

Considerando, que entre las deficiencias de registros en el sistema intervenido se encontraban descriptores imprecisos, incorrectos y duplicados ó triplicados, en este último caso específicamente de fármacos denominados por nombres de fantasía, se incumple con las directrices determinadas por el Ministerio de Salud, el cual se define estricto en esta materia:

“Para una eficaz terapéutica se requiere un listado determinado de drogas científicamente escogidas, identificadas por su nombre genérico, y las formas farmacéuticas que correspondan para ser utilizadas con fines preventivos, de diagnóstico y/o terapéuticos, es primordial tener un registro específico y exacto del arsenal terapéutico” (MINSAL, 2004 (16)).

Además, se sugiere que el suministro de medicamentos e insumos terapéuticos, tiene que ser oportuno, expedito, eficiente y accesible, permitiendo de esta forma dar cumplimiento a las acciones de salud del país. Las deficiencias de registro encontradas perjudican el correcto desempeño en ambas dimensiones citadas anteriormente, por lo cual es fundamental mejorar las fallas en el control de gestión interno cuando se ingresan productos nuevos al sistema electrónico de datos, proponiendo la existencia de un protocolo definido para la inclusión de nuevos productos, donde se explique de forma clara las pautas a seguir para evitar errores de registro. En este punto el profesional químico-farmacéutico tendría la responsabilidad de velar por el cumplimiento de este protocolo, así como de su actualización y mejora continua. Resulta importante mejorar los canales de comunicación directa y efectiva con los proveedores de los sistemas electrónicos de datos, con el fin de generar los descriptores de registro necesarios y precisos para una buena identificación de los productos.

Las disminuciones en los PPPI de los productos intervenidos en este trabajo, manifiestan que la rotación de inventarios mejoró en el período post intervención. Esta mejora en rotación de los productos intervenidos se tradujo en ahorros en costos de reposición, y por sobre todo en una sustancial disminución de inventarios valorizados, los cuales son explicados por esta rotación más acelerada, seguramente gatillada por una programación de compras optimizada. Sin embargo, esta optimización de costos totales, se asoció mayormente con un aumento de cantidades de productos repuestas en el período post intervención, así como con costos de reposición mayores para un porcentaje mayoritario de productos intervenidos, lo cual puede explicarse nuevamente por una rotación aumentada, lo cual muestra un manejo más eficiente de los recursos.


Por su parte, no fue posible asociar el efecto de disminución de los PPPI posterior con cambios en los precios de los productos repuestos, debido a que una rotación más acelerada conlleva a negociar reposiciones más seguidas en el tiempo, con precios de abastecimiento que hacen difícil el negociar en economía de escala, acudiendo a compras con proveedores secundarios. Otra causa de la falta de asociación de la disminución de PPPI posterior con los precios unitarios promedios, tiene su origen, en las fluctuaciones de la economía en el mercado. Finalmente, la asociación más significativa se da con las magnitudes disminuidas de inventarios promedio de una gran proporción de las mercaderías repuestas, reflejo de un mayor flujo de egreso en relación al ingreso de estas existencias, lo cual es beneficioso ya que garantiza estar trabajando con inventarios mejor perfilados a un “just in time” (17), a pesar de las complejas implicancias del actual sistema de abastecimiento de organizaciones públicas de salud, como la problemática descrita en este trabajo.

Finalmente, se propone la introducción de parámetros financieros sencillos como el ocupado en este trabajo, u otros que ayuden a cuantificar efectos económicos, para validar intervenciones en el área de la gestión de la farmacia asistencial.

Referencias:

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2. MINSAL.1995. Norma general técnica N° 12, sobre la organización y funcionamiento de la atención farmacéutica en la atención primaria de salud. 4-6.
3. Czinkota, M. (2001) Administración de la mercadotecnia. 3th ed. Cengage Learning Editores, 6p.
4. Soman, C. (2004) Combined make-to-order make-to-stock in a food production system. International Journal of Production Economics, 90:223-235.
5. Gallego, G. (2007) Optimal Policies with Convertible Lead Times. European Journal of Operational Research.176:892-910.
6. Kumar, J. (2005) An interactive method for inventory control with fuzzy lead-time and dynamic demand. European Journal of Operational Research, 167:381- 397.
7. Beltran A & Burbano, A. (2002). Modelo de benchmarking de la cadena de abastecimiento para pymes manufactureras. Estudios Gerenciales, Cali. 18(84):13-30.
8. Fleury P. (2000). Conceito de logística integrada e supply chain management. Logística empresarial: a perspectiva brasileira. São Paulo: Atlas. 27-50.
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10. Simchi-Levi E y Kaminsky D. Designing and Managing the Supply Chain 2nd ed. McGraw Hill. (2003). 91-116.
11. Richard A. Brealey, R. Myers, C. Franklin, A. 2006. Principios de finanzas corporativas. 8a. ed. Madrid : McGraw-Hill. 9:568-585.
12. De Capitani, L. De Martini, D. 2011. On stochastic orderings of the Wilcoxon Rank Sum test statistic—With applications to reproducibility probability estimation testing. Statistics & Probability Letters. (81): 8 .937-946.
13. Ralph B. D'Agostino, R. Belanger, A. D'Agostino,R Jr. 1990. A Suggestion for Using Powerful and Informative Tests of Normality. The American Statistician.
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14. Dávila, J. 2000. Fundamentos de la investigación social. Thompson Learning .Mexico DF. 473 p.
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16. MINSAL. 2004. Reglamento del Formulario Nacional de medicamentos. Decreto 264/03. 1-6.
17. Emde, S. et al.2012. Optimally loading tow trains for just-in-time supply of mixed-model assembly lines. IIE Transactions. 44, 121–135