Diseño de una base de datos para viabilizar los servicios prestados por los profesionales de la información del policlínico Juan Martí Pí de Jicotea, del Municipio de Ranchuelo, Provincia de Villa Clara.

Técnico Alis María González Núñez*, Ing. Michel Trevilla Sabina**, Ludiet Ruíz Fernández***

*Técnico ¨B¨ en Información Científico Técnica y Bibliotecología. Policlínico ¨Juan Marti Pí¨, Área Jicotea. Municipio Ranchuelo

** Ingeniero en Telecomunicaciones y Electrónica. Joven Club de Computación y Electrónica, Santo Domingo.

*** Técnico Informática. Policlínico ¨Juan Marti Pí¨, Área Jicotea. Municipio Ranchuelo.

Policlínico “Juan Martí Pi”, Área de Jicotea, Municipio de Ranchuelo, Villa Clara. Cuba.

Introducción:

El poblado de Jicotea, perteneciente al municipio de Ranchuelo en la provincia de Villa Clara, cuenta con 5 617 habitantes y una sola área de salud a la que pertenece el Policlínico Docente “Juan Martí Pí”.

En el policlínico se hallan aplicadas las nuevas tecnologías de la información, representadas por un Centro de Información de las Ciencias Médicas, se cuenta con cuatro computadoras para los estudios del personal de la institución y del sector de la salud; entre ellas encontramos las redes de transmisión de datos e información, bases de datos con acceso en línea, ubicadas en cualquier lugar y localizables mediante Internet. La situación ha cambiado radicalmente y con ella la concepción de los servicios bibliotecarios, provocando un aumento considerable del número de prestaciones que brinda el centro de información de la institución siendo estos cada vez más competentes; se ha sustituido la concepción de completamiento físico de las colecciones impresas por la de acceso amplio y el trabajo bajo el enfoque de biblioteca virtual; que generan distintos servicios especializados de información, con la participación de una serie de vehículos telemáticos y de herramientas electrónicas útiles para la recuperación de información.

Ya que en el policlínico docente “Juan Martí Pí” no existe una base de datos de información estructurada que permita controlar los principales servicios que presta el centro de información; por ello nos proyectamos la realización  de un diseño de una base de datos en Microsoft Access para viabilizar de los servicios prestados en dicha institución.

Con este diseño se trata de simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el conocimiento de algo concreto y crear las formas de almacenar y utilizar el conocimiento representado.

Objetivo General:

Diseñar una base de datos que controle los servicios prestados por el centro de información.

Objetivos Específicos:

Proponer un sistema para solucionar la problemática existente.

Diagnosticar con los informes obtenidos la situación actual del Centro de  Información del policlínico Juan Martí Pí.

Material y Método:

Se recurre en un inicio a las anteriores bases de datos existentes en las redes de información relacionadas con el control de los servicios brindados por las instituciones de salud, se comprueba que no existe ninguna que abarque el fondo bibliotecario y el movimiento de este, por lo que fue necesario consultar diversas bases de datos entre ellas el LILDBI que se compone del LiLaCS: Descripción Bibliográfica e Indización, y así, crear un sistema para el control de los servicios e instalarla en una computadora de trabajo y lograr viabilizar los datos a la hora de realizar un estudio relacionado con los informes derivados de ésta.

De la consulta a esta base de datos y al modelo estadístico que entrega el centro de información mensualmente, se extrajeron los tipos de datos a recolectar del fondo bibliográfico, haciéndose lo más ameno posible al especialista, siendo este profesional, el principal responsable del éxito que obtengan los usuarios en el proceso de búsqueda de información. Por lo tanto, esta base de datos no está destinada a los usuarios sino que será procesada sólo por el personal capacitado que es el principal responsable de su utilización.

Este sistema creado “…condiciona la generación y la gestión del nuevo conocimiento y posibilita la formalización de este último…” (1) El fundamento para la elaboración de esta base de datos reside en el sentido práctico de su utilización, es decir, en su materialización en informes de investigación u otros estudios que permitan la generación y comunicación del conocimiento. Los estudios modernos que se hacen para brindar información cada vez más rápida, están elaborados en soportes donde haya mayor flujo de información en menores espacios de traslado de la misma.

La estructura de esta base de datos se representa con un diagrama relacional, compuesto por 11 tablas y 2 consultas (Anexo I)

Tablas utilizadas en este sistema:

Servicios: para el control de los servicios prestados.

Usuario: para el control de los usuarios.

Especialidad, profesión, centro de trabajo, sexo y nivel escolar: para las limitaciones de listas correspondientes en la tabla de usuarios.

Libros: Para el control de los libros existentes.

Revistas: Para el control de las revistas existentes.

Movimiento de fondo para los libros consultados.

Movimiento de fondo para las revistas consultadas.

A continuación se da el conjunto de consultas utilizadas en este sistema:

Libros prestados: Consulta de selección para el listado de libros a mostrar en el momento de la devolución del material.

Revistas prestadas: Consulta de selección para el listado de revistas a mostrar en el momento de la devolución del material.

Servicios prestados: Consulta de selección para el informe general de los servicios prestados.

Servicios por profesión: Consulta de referencias cruzadas para el informe de los servicios prestados por la profesión de los usuarios.

Movimiento de fondo interno en libros: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo interno en libros.

Movimiento de fondo externo en libros: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo externo en libros.

Movimiento de fondo interno en revistas: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo interno en revistas.

Movimiento de fondo externo en revistas: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo externo en revistas.

Antes de mostrar el conjunto de relaciones entre las tablas utilizadas en este sistema es necesario explicar los distintos tipos de relaciones que se utilizaron, ellos son:

Relación uno a varios: cada registro de la primera tabla coincide con uno o más registros de la segunda tabla, pero cada registro de la segunda tabla solo coincide con un registro de la primera tabla.

De “Especialidad” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Profesión” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Centro de Trabajo” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Sexo” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Nivel Escolar” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Usuarios” a “Servicios”, como limitación de lista a través del código de usuario.

De “Usuarios” a “Movimiento de fondo de libros”, como limitación de lista a través del código de usuario.

De “Usuarios” a “Movimiento de fondo en revistas”, como limitación de lista a través del código de usuario.

De “Servicios” a “Movimiento de fondo de libros”, como limitación de lista a través del número de servicio.

De “Servicios” a “Movimiento de fondo en revistas”, como limitación de lista a través del número de servicio.

De “Libros” a “Movimiento de fondo de libros”, como limitación de lista a través del código de libro.

De “Revistas” a “Movimiento de fondo en revistas”, como limitación de lista a través del código de revista.

Relación varios a varios: Cada registro de la primera tabla coincide con múltiples registros de la segunda tabla y viceversa.

De “Libros Prestados” a “Movimiento de fondo en libros”, incluyendo solo las filas donde los campos combinados sean iguales a través del código de libro.

De “Revistas Prestadas” a “Movimiento de fondo en revistas”, incluyendo solo las filas donde los campos combinados sean iguales a través del código de revista.

Con el objetivo de ser más ameno el proceso de introducción de datos este sistema consta de 13 formularios, los cuales son:

Inicio (Anexo II): Este es el formulario principal del cual se derivan otros 8 formularios y todos los informes. Está confeccionado por un “control ficha” de tres pestañas: la primera nombrada “formularios” para los formularios principales (servicios, usuarios, libros y revistas), la segunda nombrada “informes” donde se reflejan todos los informes de la base de datos y una tercera ficha llamada “codificar” para los formularios codificadores (centro de trabajo, ocupación profesional, nivel de escolaridad y especialidades) (Anexo II).

Servicios (Anexo III): Este formulario, derivado de la tabla servicios y visualmente dividido en dos partes: una para biblioteca y otra para el punto de presencia, es el encargado de registrar todos los servicios prestados por la institución (Anexo III). También es utilizado para el control del movimiento de fondo a través de cuatro subformularios ocultos que se visualizan dependiendo del movimiento que se desea hacer. Como característica especial, cuando él se ejecuta crea automáticamente un nuevo registro, es decir, el operario no tiene acceso a los registros introducidos con anterioridad, además el número de servicio aparece automático y se encuentra bloqueado.

Usuarios: Este formulario, derivado de la tabla usuarios, se encarga de introducir todos los datos referentes al personal que recibe el servicio. También posee dos buscadores, uno para el nombre y apellidos y otro para el carné de identidad. También tiene la característica de que el valor del cuadro de texto “carné de identidad” es chequeado para limitar posible error en la introducción de los datos, además, de este control es extraído el valor del sexo.

Los formularios “Revistas” y “Libros” son para la introducción de los datos de todo el fondo bibliográfico. Además, ambos poseen buscadores para encontrar rápidamente el título deseado.

Los informes en este trabajo tienen una gran importancia, como ya se había mencionado, forman la base de almacenamiento de información para futuras investigaciones y para esto se realizaron un  total de 27 informes, de ellos:

Para el control de los servicios se utilizaron dos, el primero como informe general dando a conocer la suma de los diferentes tipos de servicios ofrecidos por el centro de información y el segundo para conocer, por ocupación profesional, el desglose de los usuarios que por este término visitan la institución.

También para uso interno del centro se muestra todos los usuarios que visitan o que pueden visitar el centro, relación que se deriva tanto del centro asistencial, como de los diferentes consultorios médicos de la familia pertenecientes a la localidad. Se incluye todo tipo de usuario que visita eventualmente el centro de gestión de la información, por otra parte, todo el material bibliográfico consultado, tanto libros como revistas, son mostrados por informes específicos o generales. Además incluye todo tipo de usuario que visita eventualmente el centro de gestión de la información.

Por otra parte, todo el material bibliográfico, tanto libros como revistas, son mostrados por informes. Se constatan dos informes que nos muestran el fondo que se encuentra fuera del centro de información en calidad de préstamo externo, estos materiales se eximen de mostrarse en los formularios de “préstamo” para incluirse en los formularios de “devolución”.

La base de datos, además de contener los servicios informativos realizados por el personal del centro, almacena los títulos de libros y revistas existentes en el fondo bibliográfico, a fin de utilizarlos para el diagnóstico de la situación del movimiento del fondo. Para este movimiento se utiliza una veintena de informes dándole a conocer trimestralmente el movimiento de cada fondo bibliográfico que se utilizó y se adjunta un resumen anual a todos estos materiales. Se incluye también el registro de usuarios con sus características particulares y profesionales

Antes de la confección de esta base de datos existían los siguientes problemas:

La estética y la calidad de las informaciones no era buena ni confiable y en muchas ocasiones se dedicaba mucho tiempo en el cuadre estadístico de los modelos utilizados.

El gasto de papel, utilizando una parte como borradores y otras para elaborar las informaciones, fue excesivo y en muchas ocasiones no se contaba con la disponibilidad de ello.

Para realizar otras muchas informaciones que de forma sistemática se solicitan por los organismos superiores se dedicaba un tiempo, en ocasiones por varios funcionarios, que en el transcurso del período no se logró cuantificar.

En la elaboración mensual de los informes de los servicios el funcionario encargado consumía aproximadamente de 2 a 3 horas.

Resultados:

Con este trabajo se alcanzaron los siguientes resultados:

La estética y la calidad de las informaciones se perfeccionaron.

El gasto de papel se redujo, pues la información almacenada en la base de datos es más eficiente y con un margen de error muy reducido.

Se agilizó la información a entregar siendo esta más viable.

Se logró controlar con mayor exactitud los servicios prestados por el centro de Información.

Con la información obtenida se analiza el movimiento del fondo bibliográfico de la institución y los usuarios que visitan el centro además se agilizó la confección de las estadísticas mensuales del centro.

El sistema es ajustable a los cambios que de instancias superiores puedan devenir.

Este trabajo se viene aplicando en el policlínico desde marzo del año 2007 y se ha mejorando sistemáticamente hasta lograr lo que actualmente se tiene y ha producido un impacto en el centro de información muy positivo ya que emite las informaciones con mucha rapidez y calidad.

Conclusiones:

Con este trabajo concluimos:

Este diseño de la base de datos logra controlar con mayor exactitud los servicios prestados por el centro de Información.

Los informes obtenidos analizan el movimiento del fondo bibliográfico de la institución y los usuarios que visitan el centro.

Se agiliza la confección de las estadísticas mensuales del centro.

Se obtiene rápida y eficazmente la información necesaria para diagnosticar los servicios que presta el centro de información.

Recomendaciones:

Después de analizados los resultados del trabajo se propone que:

La base de datos se aplique a los centro de información o bibliotecas de la provincia para ayudar a viabilizar el control de los servicios prestados y se extienda según las necesidades de los centros donde sea aplicada.

Los resultados emanados de este trabajo se tengan en cuenta para posteriores investigaciones.

ANEXO I: Formulario “INICIO”

ANEXO III: Formulario de los” SERVICIOS”