Recursos humanos, físicos, financieros:

• Personal designado para recabar los datos
• Servicio de Admisión Continua del Centro Médico Nacional 20 de Noviembre
• Servicio de Laboratorio Centro Médico Nacional 20 de Noviembre
• Registros mensuales de los indicadores médicos mencionados

RESULTADOS

Definición.

El diagrama completo del proceso de solicitud y reporte de los estudios de laboratorio se muestra en la fig. 1. Las actividades sin valor agregado se identifican con la inicial del producto correspondiente perdido y su número secuencial, áreas de oportunidad identificadas con la letra “O”, también de forma consecutiva. Los actores del proceso son los médicos, las enfermeras, los técnicos de laboratorio y el departamento de registros hospitalarios.

El proceso de solicitud y reporte de los estudios de laboratorio (fig. 1) comienza con el interrogatorio y la exploración médica al paciente, posterior a la cual se indican los estudios necesarios para el paciente, entre los que se incluyen los del laboratorio. Posteriormente, la enfermera en base a las indicaciones médicas realiza la toma de muestras para envío al laboratorio, en esta actividad se detectó retraso (W 1), que por sí misma crea un área de oportunidad (O 1), al igual que sucedió con el tiempo que transcurrió entre que se tomó la muestra y el envío al laboratorio (W 2, O 2), en donde se observó pérdida en el transporte y pérdida relacionada a la circulación del personal (T 1, M 1). A continuación se reporta el resultado de laboratorio, con el cual el médico toma decisiones acerca del tratamiento médico instituido y el destino del paciente, que puede ser egreso a domicilio, hospitalización, ingreso a terapia intensiva o envío a quirófano. Se encontró también retraso, pérdida de transporte, pérdida relacionada a la circulación del personal y las consecuentes áreas de oportunidad (W 3 a 4, O 3 a 4, T 2 y M 2). El proceso termina con el egreso del paciente.

Medición. Se definieron seis variables (V) (tabla 2) y ocho indicadores (I) (tabla 3), estos son:

Variables:

V1. Tiempo en que se indica un estudio de laboratorio.
V2. Tiempo en que se toma la muestra.
V3. Tiempo en que se envía la muestra al laboratorio.
V4. Tiempo en que llega la muestra al laboratorio.
V5. Tiempo en que se reporta el resultado del estudio de laboratorio.
V6. Tiempo en que el médico toma la decisión con el resultado de laboratorio.

Indicadores:

I1. Tiempo trascurrido entre que se indica un estudio de laboratorio y se toma la muestra.
I1 = V2 – V1
I2. Tiempo transcurrido entre que se toma la muestra y se envía al laboratorio.
I2 = V3 – V2
I3. Tiempo transcurrido entre que la muestra se envía y llega al laboratorio.
I3 = V4 – V3
I4. Tiempo transcurrido entre que llega la muestra al laboratorio y se reporta.
I4 = V5 – V4
I5. Tiempo transcurrido entre que se reporta el resultado del estudio de laboratorio y el médico toma la decisión con él.
I3 = V6 – V5
I6. Índice de rotación. Indicador establecido que equivale al número de egresos dividido sobre el número de camas.
Es el número de pacientes que pasan por una cama al mes. Es parte de los indicadores de gestión hospitalaria ya establecidos por la Dirección General de Evaluación del Desempeño de la Secretaría de Salud. (14,15)
I7. Día cama. Indicador establecido que equivale al período comprendido entre las 0 y las 24 horas de un día, durante el cual una cama de hospital se mantiene a disposición para el uso de pacientes hospitalizados. Es parte de los indicadores de gestión hospitalaria ya establecidos. (14,15)
I8. Costo día cama. Establecido por la Dirección General de Planeación y Desarrollo en Salud. (16)


Análisis. De acuerdo al estudio de tiempos y movimientos podemos afirmar que:

• El traslado de las muestras sanguíneas al laboratorio sin sistema neumático tarda 22 minutos.
• El traslado de las muestras sanguíneas al laboratorio vía sistema neumático tarda 3 minutos.
• Se obtiene un ahorro de 19 minutos por paciente.
• El promedio de estudios de laboratorio solicitados por paciente es de 9.
• El promedio de muestras de laboratorio enviadas por cápsula es de 3.
• Pacientes atendidos en 30 días antes del estudio = 749 pacientes (25 pacientes por día).
• Pacientes atendidos por mes durante el estudio = 801 pacientes (27 pacientes por día).
• Ahorro en tiempo para 24 horas posterior al estudio = 513 minutos (19 x 27).
• El ahorro de tiempo equivale a 8 horas 33 minutos. Si un paciente tarda en urgencias 7 horas 55 minutos, esto significa que se puede atender a un paciente más por día.

• Por lo tanto, el índice de rotación mejoró de 1,56 a 1,68 (mientras más elevado el índice de rotación, significa mayor eficiencia en el manejo de las camas. Fórmula = número de egresos/número de camas).
• En cuanto al tiempo de atención médica por parte del Servicio de Enfermería, podemos concluir que se incrementa en un 12,5% más debido al ahorro que se tiene en el traslado de las muestras tomadas al laboratorio (tabla 4).
• El ahorro para el Servicio de Admisión Continua que es de 8 horas con 33 minutos se traduce en 20,705 pesos al mes y 248,460 pesos al año.

• Para un hospital como el Centro Médico Nacional 20 de noviembre y al hacer las corridas en hospitalización y áreas críticas, se puede concluir que el ahorro será de 12,796.50 pesos al día, 383,895 pesos al mes y de 4,606,740 pesos al año, lo que traduce que el tiempo de recuperación de la inversión es excelente. De acuerdo a los costos por día cama y en base a los 19 minutos ahorrados por el uso del sistema neumático, para hospitalización son 9,313.80 pesos, para urgencias 946.58 pesos y para áreas críticas 2,536.12 pesos, lo que da un total de 12,796.50 pesos por día.

Mejora.

Las propuestas de mejora al proceso generadas se observan en la tabla 5. Para evitar retrasos en la toma del estudio posterior a la orden médica (W 1), entre que se toma la muestra y se envía al laboratorio (W 2) y entre que se reporta el resultado de laboratorio y el médico toma la decisión del destino del paciente (W 4), se sugiere implementar una libreta de control y que exista supervisión por parte de enfermería así como adecuar el proceso de envío de muestras por el sistema neumático (O 1, 2, 4). En lo referente al retraso en la recepción y proceso de las muestras en laboratorio (W 3), se sugiere supervisión por el jefe de laboratorio y adecuar una libreta de control (O 4). En lo que respecta a que la muestra en ocasiones permanece en el servicio de urgencias o en el laboratorio sin procesarse (T 1, 2), se sugiere reforzar los mecanismos de control, que deben de ser estrictos. En lo relativo al desplazamiento del personal de enfermería y de laboratorio (M 1, 2), se deberá revisar y reforzar el proceso de envío de muestras por el sistema neumático.

Si las mejoras se aplican correctamente, el proceso debe recuperarse.

Control. El mecanismo de control sugerido se basa en supervisión estricta de los procesos y adecuación de los mecanismos de control.

CONCLUSIÓN

La metodología seis sigma fue muy útil en el análisis y mejora del proceso de envío y entrega de estudios de laboratorio, de hecho se propone como mejora del proceso, por el impacto que tiene la tecnología en la optimización de los procesos, cuya tendencia se observa en países avanzados.

Es importante mencionar que el retraso en la toma, envío y reporte de los estudios de laboratorio puede ocurrir en cualquier institución de salud, no solo en México, incluso en otros países.

El sistema neumático de envíos probó ser una herramienta eficaz de logística hospitalaria que optimiza los procesos con la consecuente mejora en la atención médica, a la vez que eficientiza los indicadores de gestión del hospital, y logra con ello un ahorro en dinero, mismo que impacta de manera importante.