Asociación entre las correcciones en el sistema electrónico de registros y la disminución del período promedio de permanencia de inventarios de farmacia asistencial.

Fernando Rojas. Departamento de Nutrición y Alimentos, Facultad de Farmacia, Universidad de Valparaíso. Chile.
Mauricio Lecaros. Servicio de Farmacia Asistencial. Centro de Atención Primaria de Salud Familiar Con-Cón. Chile.

Contribuciones de autoría.

Ambos autores participaron en la elaboración del programa de corrección de registros de inventarios y planificación del estudio.

Fernando Rojas: Concepción y el diseño del trabajo, Análisis estadístico. Escritura del artículo. Aprobación final del manuscrito.

Mauricio Lecaros: Adquisición de datos, Interpretación de los datos. Revisión crítica. Aprobación final del manuscrito.

Financiación. “Sin financiación”.

Agradecimientos.

Conflictos de intereses. Los autores declaran no tener conflictos de interés derivados de la realización y publicación del artículo, de ningún tipo, lo que incluye relaciones económicas o de otra naturaleza que puedan haber influido en la realización del proyecto y en la preparación del manuscrito para su publicación.

Resumen

Los sistemas electrónicos de registros de inventario, favorecen el flujo de información oportuna, confiable y precisa en la unidad de farmacia de los centros de atención primaria de salud, condicionado a una buena implementación, uso correcto y actualización de datos.

Objetivo: Este trabajo tuvo por finalidad el mejorar la programación de necesidades de inventarios de la unidad de farmacia del centro de salud familiar (CESFAM), de la comuna de Concón, V región de Chile, mediante corrección de registros de productos identificados como deficientes, en el sistema electrónico de datos.

Método: El efecto de la intervención fue medido como disminución en la variable financiera Período Promedio de Permanencia de Inventarios de los productos intervenidos, realizando comparación estadística en períodos de 4 meses previos y 4 meses posteriores a la intervención. Se asociaron los resultados con las variaciones en los mismos períodos de precios unitarios promedio, cantidades, costos de reposición e inventarios promedio.

Resultado: Se cumplió con disminuir significativamente el período promedio de permanencia de los inventarios intervenidos en un 80.6% de los productos, desde una mediana de 288 días en el período previo a la intervención, hasta 193 días en el período posterior, disminución que se asoció positivamente con aumentos en cantidades y costos de reposición, así como a la disminución de inventarios promedios, evidenciando mejoras en la programación del abastecimiento vinculadas a la disminución de tiempos de reposición de existencias.

Conclusiones: La corrección de registros deficientes de productos, contribuye positivamente a la gestión farmacéutica y servicio a la comunidad.

Palabras Clave: Período Promedio de Permanencia de Inventarios, sistemas electrónicos de registros, farmacia, atención primaria.

Summary

Electronic systems of inventory records, promote the flow of timely, reliable and accurate in the pharmacy unit of the centers of primary health care, subject to a good implementation, correct and update data. Objective: This study was aimed at improving programming the inventory needs of the pharmacy unit of family health center (CESFAM) of the commune of Concón, V Region of Chile, by amending records of products identified as deficient, in the electronic data system.

Method: The effect of the intervention was measured as a decrease in the average period of financial variable permanent inventory of the products seized, making statistical comparison in previous periods of 4 months and 4 months after surgery. Results were associated with variations in the same periods in average unit prices, quantities, and inventory replacement costs average.

Result: Met significantly reduce the average length of stay for surgery in inventories 80.6% of products, from a median of 288 days in the preintervention period to 193 days in the post, which was associated with decreased positively with increases in amounts and replacement costs, as well as lower average inventories, showing improvements in the programming of supplies related to decreased restocking times.

Conclusions: The correction of deficient records products, contributes positively to drug management, and community service.


Keywords: Period Average permanent inventory, electronic records, pharmacy, primary care.

Introducción.

Autores como Chopra, S., y Meindl P. (2006) (1), señalan que la implementación de procedimientos de administración de inventarios tienen un impacto directo en la calidad de la gestión de la cadena de abastecimiento, mejorando el flujo de información entre la oferta y la demanda.

Las autoridades del Ministerio de Salud de Chile (Minsal,1995) (2), identifican a la administración en el campo de la farmacia asistencial perteneciente a centros de atención primaria, como una de las principales formas para lograr la racionalidad en el uso de los medicamentos en la población chilena, ya que de ésta depende la organización, implementación, desarrollo, control y evaluación de un sistema de suministro de medicamentos e insumos terapéuticos, oportuno, expedito, eficiente y accesible, que permita dar cumplimiento a las acciones de salud.

Uno de los grandes problemas que en estos momentos enfrenta el sistema de abastecimientos de la farmacia asistencial en Chile, tiene que ver con la programación de las necesidades de fármacos e insumos médicos por parte de las unidades de farmacia, ante su principal proveedor constituido por la Central Nacional de Abastecimiento (CENABAST). Actualmente, estas se programan para la adquisición de arsenales terapéuticos con un horizonte temporal de un año, lo cual resulta en ser ineficiente para la administración de estos inventarios (3), ya sea en razón del excesivo tiempo a considerar en la planificación, respecto de las cantidades a demandar (4), y tiempos de reposición involucrados (5,6), afectando directamente los costos totales de los recursos invertidos en inventarios (7).

La tecnología de la información en el área salud, cumple un rol importante en la toma de decisiones, lo cual es también pertinente a la farmacia asistencial, debido a que ante cambios en el escenario de las políticas de salud, situación económica local ó global, es preciso hacer un diagnóstico de la situación actual, donde el seguimientos de los datos, y el grado de formalización logística juegan papeles fundamentales (8,9). Como cualquier estrategia de reducción de costos, tiempos de suministro y aumento del nivel de servicio, el desarrollo de tecnologías informáticas en el área asistencial, requieren el manejo de correcto de una gran cantidad de datos para generar información confiable y a tiempo (10).

En el presente trabajo se realizó un análisis comparativo y asociativo de los cambios producidos en los períodos promedio de permanencia de inventarios, variable financiera medida en días, respecto de productos con deficiencia de registros pertenecientes al arsenal terapéutico del centro de salud familiar de la comuna de Con-Con, V región, Chile, en un período previo y posterior a la intervención basada en la corrección del registro electrónico de estos productos, con el objeto de demostrar que la intervención produce una mejora en la programación de las necesidades de la unidad de farmacia, mostrada por la mejora en la actividad de los inventarios intervenidos.

Metodología.

Se llevó a cabo un estudio longitudinal retrospectivo, respecto de las deficiencias de registro electrónico de productos pertenecientes al arsenal terapéutico del señalado centro de salud primaria, considerando vigentes a todos los productos con flujos de entrada y salida en el transcurso de un año previo al momento del estudio. El estudio permitió identificar las deficiencias de registro acorde a los diversos problemas que pudieran generar implicancias económicas de la mala definición de las descripciones de estos inventarios. De esta manera, se identificaron registros electrónicos de productos del arsenal terapéutico con definición de descriptores imprecisos, incorrectos y duplicados ó triplicados. Los productos identificados como deficientes en su registro, fueron corregidos en su descriptor en el sistema electrónico de datos.

Se realizó un seguimiento longitudinal en un período retrospectivo de 4 meses previo a la corrección de registros, y uno longitudinal prospectivo de 4 meses posterior a este evento, a todos los productos con registro intervenido, determinando para cada producto el período promedio de permanencia de inventarios (PPPI), tanto previo o inicial (PPPI previo), como final o posterior a la intervención (PPPI posterior). El cálculo de los PPPI se llevó a cabo en cada período, según las siguientes expresiones adaptadas de Brealey, Myers y Franklin, 2006 (11):