Servicios (Anexo III): Este formulario, derivado de la tabla servicios y visualmente dividido en dos partes: una para biblioteca y otra para el punto de presencia, es el encargado de registrar todos los servicios prestados por la institución (Anexo III). También es utilizado para el control del movimiento de fondo a través de cuatro subformularios ocultos que se visualizan dependiendo del movimiento que se desea hacer. Como característica especial, cuando él se ejecuta crea automáticamente un nuevo registro, es decir, el operario no tiene acceso a los registros introducidos con anterioridad, además el número de servicio aparece automático y se encuentra bloqueado.

Usuarios: Este formulario, derivado de la tabla usuarios, se encarga de introducir todos los datos referentes al personal que recibe el servicio. También posee dos buscadores, uno para el nombre y apellidos y otro para el carné de identidad. También tiene la característica de que el valor del cuadro de texto “carné de identidad” es chequeado para limitar posible error en la introducción de los datos, además, de este control es extraído el valor del sexo.

Los formularios “Revistas” y “Libros” son para la introducción de los datos de todo el fondo bibliográfico. Además, ambos poseen buscadores para encontrar rápidamente el título deseado.

Los informes en este trabajo tienen una gran importancia, como ya se había mencionado, forman la base de almacenamiento de información para futuras investigaciones y para esto se realizaron un  total de 27 informes, de ellos:

Para el control de los servicios se utilizaron dos, el primero como informe general dando a conocer la suma de los diferentes tipos de servicios ofrecidos por el centro de información y el segundo para conocer, por ocupación profesional, el desglose de los usuarios que por este término visitan la institución.

También para uso interno del centro se muestra todos los usuarios que visitan o que pueden visitar el centro, relación que se deriva tanto del centro asistencial, como de los diferentes consultorios médicos de la familia pertenecientes a la localidad. Se incluye todo tipo de usuario que visita eventualmente el centro de gestión de la información, por otra parte, todo el material bibliográfico consultado, tanto libros como revistas, son mostrados por informes específicos o generales. Además incluye todo tipo de usuario que visita eventualmente el centro de gestión de la información.

Por otra parte, todo el material bibliográfico, tanto libros como revistas, son mostrados por informes. Se constatan dos informes que nos muestran el fondo que se encuentra fuera del centro de información en calidad de préstamo externo, estos materiales se eximen de mostrarse en los formularios de “préstamo” para incluirse en los formularios de “devolución”.

La base de datos, además de contener los servicios informativos realizados por el personal del centro, almacena los títulos de libros y revistas existentes en el fondo bibliográfico, a fin de utilizarlos para el diagnóstico de la situación del movimiento del fondo. Para este movimiento se utiliza una veintena de informes dándole a conocer trimestralmente el movimiento de cada fondo bibliográfico que se utilizó y se adjunta un resumen anual a todos estos materiales. Se incluye también el registro de usuarios con sus características particulares y profesionales

Antes de la confección de esta base de datos existían los siguientes problemas:

La estética y la calidad de las informaciones no era buena ni confiable y en muchas ocasiones se dedicaba mucho tiempo en el cuadre estadístico de los modelos utilizados.

El gasto de papel, utilizando una parte como borradores y otras para elaborar las informaciones, fue excesivo y en muchas ocasiones no se contaba con la disponibilidad de ello.

Para realizar otras muchas informaciones que de forma sistemática se solicitan por los organismos superiores se dedicaba un tiempo, en ocasiones por varios funcionarios, que en el transcurso del período no se logró cuantificar.

En la elaboración mensual de los informes de los servicios el funcionario encargado consumía aproximadamente de 2 a 3 horas.

Resultados:

Con este trabajo se alcanzaron los siguientes resultados:

La estética y la calidad de las informaciones se perfeccionaron.

El gasto de papel se redujo, pues la información almacenada en la base de datos es más eficiente y con un margen de error muy reducido.

Se agilizó la información a entregar siendo esta más viable.

Se logró controlar con mayor exactitud los servicios prestados por el centro de Información.

Con la información obtenida se analiza el movimiento del fondo bibliográfico de la institución y los usuarios que visitan el centro además se agilizó la confección de las estadísticas mensuales del centro.

El sistema es ajustable a los cambios que de instancias superiores puedan devenir.

Este trabajo se viene aplicando en el policlínico desde marzo del año 2007 y se ha mejorando sistemáticamente hasta lograr lo que actualmente se tiene y ha producido un impacto en el centro de información muy positivo ya que emite las informaciones con mucha rapidez y calidad.

Conclusiones:

Con este trabajo concluimos:

Este diseño de la base de datos logra controlar con mayor exactitud los servicios prestados por el centro de Información.

Los informes obtenidos analizan el movimiento del fondo bibliográfico de la institución y los usuarios que visitan el centro.

Se agiliza la confección de las estadísticas mensuales del centro.

Se obtiene rápida y eficazmente la información necesaria para diagnosticar los servicios que presta el centro de información.

Recomendaciones:

Después de analizados los resultados del trabajo se propone que:

La base de datos se aplique a los centro de información o bibliotecas de la provincia para ayudar a viabilizar el control de los servicios prestados y se extienda según las necesidades de los centros donde sea aplicada.

Los resultados emanados de este trabajo se tengan en cuenta para posteriores investigaciones.

ANEXO I: Formulario “INICIO”

ANEXO III: Formulario de los” SERVICIOS”