Como se contaba con dos PC laptop, una computadora de escritorio, un router para internet inalámbrico, se pensó que el equipo indispensable era un scanner, especialmente utilizado para ese fin, tenerlo disponible todos los días, incluso, fines de semana, era lo ideal. Por lo tanto, se compro el scanner, convencidas de que facilitaría el proceso porque se escanearía en un lugar cómodo accesible y confortable, para todos y en compañía de unos y otros. Como señaló una profesora “aquí es mejor porque ante una duda, tengo a quien preguntarle”. Luego, el 21 de Febrero se compró otro scanner para aumentar la producción de las carpetas escaneadas y permitirle a los profesores que pudieran ayudar a escanear una vez que desearan aumentar la velocidad del proceso. Por lo tanto, con este otro equipo, se mantuvo, la aceleración del proceso de registro.

También, se acordó contratar, financiado por los profesores, a una secretaria, que nos pudiera apoyar técnicamente, durante el proceso.

Al hacer la entrevista de empleo a quien se desempeñaría como secretaria, la misma la contratamos el 15 de Febrero estableciendo que le daríamos por pago, el equivalente a un sueldo mínimo.

Otro obstáculo, a ser superado, fue el espacio físico donde ubicaríamos la secretaria, logrando realizar el proceso, en un ambiente productivo y colaborativo.

Momentos del proceso

Momento inicial

Reconocer la importancia del Registro Nacional de Innovación e Investigación (RNII) para el Departamento Clínico de Enfermería Comunitaria y Administración, para la Escuela de Enfermería: Dra. Gladys Román de Cisneros, en la Facultad de Ciencias de la Salud y para la Universidad de Carabobo.

Inicialmente, al conocer la publicación de la convocatoria, se recibían simultáneamente de fuentes de información, una informal y la otra formal, a través de la informal se procesaba y se difundía la información que se iba obteniendo entre los amigos y colegas y la información formal, se obtenía por medio de la lectura sistemática de la Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología del 16 de Diciembre de 2010. Lectura del documento Programa de Estímulo a la Investigación. Preguntas más frecuentes, (12) del cual, una vez leído, de forma colectiva con la mayoría de los docentes del departamento, se elaboró una lista de chequeo para aplicar al Programa de Estímulo, Innovación e Investigación (PEI). Esta idea se genero por la insistente pregunta de algunos docentes de conocer que se necesitaba para participar en el proceso, por ello se considero la necesidad de tener una lista de chequeo, por lo tanto, se imprimieron 70 formatos, con el fin de que todos los profesores de la escuela tuvieran uno, en sus manos

Simultáneamente en equipo, se pensó en abrirle una carpeta a cada profesor dependiente del trabajo de escanear que hacia la secretaria, con ocho subcarpetas para cada renglón del proceso de registro.

Los primeros momentos, fueron de incertidumbre colectiva, pero dispuestos a aprender algunos detalles, tales como:

1. Cómo escanear en JPG y PDF, poder distinguir uno u otro y que los archivos tuviesen una capacidad igual o menor de 500kb.
2. Escanear la foto y la cedula en JPG, al no tener esto claro, no se podía subir el documento porque la capacidad o el tipo de programa, no lo permitían, y por lo tanto, había que volverlo a escanear y si queríamos evitar el ensayo y error, que nos lleva, por lo menos, unos 10 minutos mas, hasta que detectemos el error y ya no se repetía y rápidamente, se lo enseñábamos a los otros docentes para que evitara, el momento de ensayo y error, lo cual se complicaba por lo lento que inicialmente estaba el programa de registro, por la sobresaturación de la demanda, debido a la motivación de los investigadores, a pesar de la protesta de los órganos de investigación y los Vicerrectorados de las Universidades Autónomas, quienes solicitaban la suspensión del proceso hasta el año 2012, después, de un proceso más consensuado.
3. Convertir los artículos en PDF o bajar los artículos en PDF en las revistas que lo traen predeterminado, uno u otro, requerían tiempo y dedicación.
4. Sistematizar los eventos que debemos previamente conocer para realizar con mayor asertividad y satisfacción, el Registro Nacional de Innovación e Investigación (RNII).
5. Todo esto con una sinergia de conocimientos sobre elementos de la informática y la paciencia necesaria para soportar la lentitud del sistema, lo que ameritó muchas horas nocturnas y fines de semanas de hasta 12 horas de dedicación.

Otro elemento que utilizamos, fue planificar y cronometrar el tiempo, nosotros (as) planificamos una semana de lectura, una semana de recolección de los documentos, una semana para escanear los productos y una semana para llenar el registro. Si uno mismo está haciendo su registro puede hacer todo simultáneamente, pero cuando se está haciendo en grupo, para poder enfocarse en el objetivo podemos planificarnos de esa forma. Por experiencia, nosotros teníamos nuestro registro una semana antes de la ultima prorroga, pero como siempre se nos presentaron casos extra departamental que deseábamos apoyar y que generó contratiempos por la poca información sobre el proceso y por el poco tiempo, llegando a crear crisis y desvalorización de la intención inicial, el cual fue proporcionarle Cuidado Humano consciente, al investigador.

Hoy 5 de Abril, la fiesta académica del Programa de Estímulo, Innovación e Investigación (PEI) 2011, concluyo, la convocatoria (13), después de dos prorrogas, (14 y 15) fiesta porque se trató de mantener un entusiasmo contagiante intra e interdepartamental desde los registros hasta la elaboración de las etiquetas para las carpetas.

La inversión de tiempo supero a nuestra disposición semanal a la investigación, de 12 horas por 10 semanas, igual a 120 horas por profesor, en promedio, sumándole, 18 horas mas por 10 fines de semanas para un total de 180 horas profesor, lo que hace mas de 300 horas por docente en todo el proceso desde organizar y digitalizar los documentos hasta la elaboración y entrega de las carpetas en el Programa de Estímulo a la Investigación en la Unidad Territorial Carabobo, en la cual nos correspondía consignar los documentos. Estas 300 horas profesor, multiplicado por 17 profesores del departamento que participaron, lo que hace un gran total de 5100 horas profesor invertidas; entre 38 horas semanales profesor, equivale a 134 semanas, igual a 33,5 mes de sueldo - profesor, desde el punto de vista económico, desde el punto de vista cultural y social, se trabajo en equipo, y con confianza entre unos y otros, se declinaron muchas reuniones familiares y culturales, por estar involucrados y comprometidos con el proceso.

Del Departamento de Enfermería Comunitaria y Administración, se registraron un 81% de los profesores con una deserción de un 19%, debido al descuido en la expectativa que todos los profesores debían tener desde el inicio hasta el final del proceso, incluyendo la entrega de la carpeta en la Unidad Territorial correspondiente. Es de hacer notar que, estábamos conscientes de que, en cualquier momento del proceso, los participantes podían desertar o disminuir su interés en participar. Realmente, aunque es lamentable, la falta de cuidado de los cuatro profesores que no intentaron sumar sus esfuerzos para alcanzar el 100% de la participación como se había aclarado al inicio.
En cuanto a los materiales, equipos e insumos, se invirtieron 3000 bolívares fuertes, distribuidos en 3 (tres) scanner, 2 (dos) nuevos y 1 (uno) reparado, 20 archivos, 3 resmas de papel carta y cartuchos de tinta y 20 etiquetas y en recursos humanos 2000 bolívares fuertes, esto último, fue posible debido a que 8 de los 14 profesores adquirieron la independencia necesaria para seguir realizando sus registros y 6 se mantuvieron dependientes de otros, durante todo el proceso.

La disminución de las reuniones informales entre los docentes del departamento, produjo cierto descontrol o descoordinación entre el interés primordial, colectivo y los intereses particulares, lo cual asumimos como un factor que no permitió el alcance de la meta de 100% de participantes. Esto nos deja la conciencia de mantener la participación activa y protagónica en todo el proceso y las reuniones como el elemento potenciador del mismo.

Cabe destacar que los 19 docentes del departamento, vivieron los siguientes momentos:

Momentos personales

Momento inicial. Incredulidad e ignorancia vencible sobre el proceso, con las reuniones y lecturas de los documentos del Programa de Estímulo, Innovación e Investigación (PEI), se hacían comentarios y entre unos y otros se iba generando una sinergia de interés y de curiosidad de, hacia donde nos llevaría el proceso. Aquí se despertaron dos sentimientos, el deseo de ganar y el deseo de participar. ambos deseos, sirvieron de motivación a los profesores, para mantenerse en el proceso de registro.

Momento de Dependencia. Conciencia de participación, y luego, que la secretaria les hacia las carpetas y comenzaban a subir sus documentos, ganaban confianza y se comprometían con su proceso. Momento de independencia. Los docentes comenzaban a agregar conocimiento al proceso por medio de la experiencia con el programa de registro., Momento de Interdependencia, cuando ya podían orientar a otros docentes de otros departamentos que solicitaban información. Estos momentos se vivenciaron claramente y son referidos teóricamente por Covey. (16)