Diseño de una base de datos para viabilizar los servicios prestados por los profesionales de la información del policlínico Juan Martí Pí de Jicotea, del Municipio de Ranchuelo, Provincia de Villa Clara.

Técnico Alis María González Núñez*, Ing. Michel Trevilla Sabina**, Ludiet Ruíz Fernández***

*Técnico ¨B¨ en Información Científico Técnica y Bibliotecología. Policlínico ¨Juan Marti Pí¨, Área Jicotea. Municipio Ranchuelo

** Ingeniero en Telecomunicaciones y Electrónica. Joven Club de Computación y Electrónica, Santo Domingo.

*** Técnico Informática. Policlínico ¨Juan Marti Pí¨, Área Jicotea. Municipio Ranchuelo.

Policlínico “Juan Martí Pi”, Área de Jicotea, Municipio de Ranchuelo, Villa Clara. Cuba.

Introducción:

El poblado de Jicotea, perteneciente al municipio de Ranchuelo en la provincia de Villa Clara, cuenta con 5 617 habitantes y una sola área de salud a la que pertenece el Policlínico Docente “Juan Martí Pí”.

En el policlínico se hallan aplicadas las nuevas tecnologías de la información, representadas por un Centro de Información de las Ciencias Médicas, se cuenta con cuatro computadoras para los estudios del personal de la institución y del sector de la salud; entre ellas encontramos las redes de transmisión de datos e información, bases de datos con acceso en línea, ubicadas en cualquier lugar y localizables mediante Internet. La situación ha cambiado radicalmente y con ella la concepción de los servicios bibliotecarios, provocando un aumento considerable del número de prestaciones que brinda el centro de información de la institución siendo estos cada vez más competentes; se ha sustituido la concepción de completamiento físico de las colecciones impresas por la de acceso amplio y el trabajo bajo el enfoque de biblioteca virtual; que generan distintos servicios especializados de información, con la participación de una serie de vehículos telemáticos y de herramientas electrónicas útiles para la recuperación de información.

Ya que en el policlínico docente “Juan Martí Pí” no existe una base de datos de información estructurada que permita controlar los principales servicios que presta el centro de información; por ello nos proyectamos la realización  de un diseño de una base de datos en Microsoft Access para viabilizar de los servicios prestados en dicha institución.

Con este diseño se trata de simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el conocimiento de algo concreto y crear las formas de almacenar y utilizar el conocimiento representado.

Objetivo General:

Diseñar una base de datos que controle los servicios prestados por el centro de información.

Objetivos Específicos:

Proponer un sistema para solucionar la problemática existente.

Diagnosticar con los informes obtenidos la situación actual del Centro de  Información del policlínico Juan Martí Pí.

Material y Método:

Se recurre en un inicio a las anteriores bases de datos existentes en las redes de información relacionadas con el control de los servicios brindados por las instituciones de salud, se comprueba que no existe ninguna que abarque el fondo bibliotecario y el movimiento de este, por lo que fue necesario consultar diversas bases de datos entre ellas el LILDBI que se compone del LiLaCS: Descripción Bibliográfica e Indización, y así, crear un sistema para el control de los servicios e instalarla en una computadora de trabajo y lograr viabilizar los datos a la hora de realizar un estudio relacionado con los informes derivados de ésta.

De la consulta a esta base de datos y al modelo estadístico que entrega el centro de información mensualmente, se extrajeron los tipos de datos a recolectar del fondo bibliográfico, haciéndose lo más ameno posible al especialista, siendo este profesional, el principal responsable del éxito que obtengan los usuarios en el proceso de búsqueda de información. Por lo tanto, esta base de datos no está destinada a los usuarios sino que será procesada sólo por el personal capacitado que es el principal responsable de su utilización.

Este sistema creado “…condiciona la generación y la gestión del nuevo conocimiento y posibilita la formalización de este último…” (1) El fundamento para la elaboración de esta base de datos reside en el sentido práctico de su utilización, es decir, en su materialización en informes de investigación u otros estudios que permitan la generación y comunicación del conocimiento. Los estudios modernos que se hacen para brindar información cada vez más rápida, están elaborados en soportes donde haya mayor flujo de información en menores espacios de traslado de la misma.

La estructura de esta base de datos se representa con un diagrama relacional, compuesto por 11 tablas y 2 consultas (Anexo I)

Tablas utilizadas en este sistema:

Servicios: para el control de los servicios prestados.

Usuario: para el control de los usuarios.

Especialidad, profesión, centro de trabajo, sexo y nivel escolar: para las limitaciones de listas correspondientes en la tabla de usuarios.

Libros: Para el control de los libros existentes.

Revistas: Para el control de las revistas existentes.

Movimiento de fondo para los libros consultados.

Movimiento de fondo para las revistas consultadas.

A continuación se da el conjunto de consultas utilizadas en este sistema:

Libros prestados: Consulta de selección para el listado de libros a mostrar en el momento de la devolución del material.

Revistas prestadas: Consulta de selección para el listado de revistas a mostrar en el momento de la devolución del material.

Servicios prestados: Consulta de selección para el informe general de los servicios prestados.

Servicios por profesión: Consulta de referencias cruzadas para el informe de los servicios prestados por la profesión de los usuarios.

Movimiento de fondo interno en libros: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo interno en libros.

Movimiento de fondo externo en libros: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo externo en libros.

Movimiento de fondo interno en revistas: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo interno en revistas.

Movimiento de fondo externo en revistas: Consulta de referencia cruzada para los informes trimestrales del movimiento de fondo externo en revistas.

Antes de mostrar el conjunto de relaciones entre las tablas utilizadas en este sistema es necesario explicar los distintos tipos de relaciones que se utilizaron, ellos son:

Relación uno a varios: cada registro de la primera tabla coincide con uno o más registros de la segunda tabla, pero cada registro de la segunda tabla solo coincide con un registro de la primera tabla.

De “Especialidad” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Profesión” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Centro de Trabajo” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Sexo” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Nivel Escolar” a “Usuarios”, como limitación de lista

De “Usuarios” a “Servicios”, como limitación de lista a través del código de usuario.

De “Usuarios” a “Movimiento de fondo de libros”, como limitación de lista a través del código de usuario.

De “Usuarios” a “Movimiento de fondo en revistas”, como limitación de lista a través del código de usuario.

De “Servicios” a “Movimiento de fondo de libros”, como limitación de lista a través del número de servicio.

De “Servicios” a “Movimiento de fondo en revistas”, como limitación de lista a través del número de servicio.

De “Libros” a “Movimiento de fondo de libros”, como limitación de lista a través del código de libro.

De “Revistas” a “Movimiento de fondo en revistas”, como limitación de lista a través del código de revista.

Relación varios a varios: Cada registro de la primera tabla coincide con múltiples registros de la segunda tabla y viceversa.

De “Libros Prestados” a “Movimiento de fondo en libros”, incluyendo solo las filas donde los campos combinados sean iguales a través del código de libro.

De “Revistas Prestadas” a “Movimiento de fondo en revistas”, incluyendo solo las filas donde los campos combinados sean iguales a través del código de revista.

Con el objetivo de ser más ameno el proceso de introducción de datos este sistema consta de 13 formularios, los cuales son:

Inicio (Anexo II): Este es el formulario principal del cual se derivan otros 8 formularios y todos los informes. Está confeccionado por un “control ficha” de tres pestañas: la primera nombrada “formularios” para los formularios principales (servicios, usuarios, libros y revistas), la segunda nombrada “informes” donde se reflejan todos los informes de la base de datos y una tercera ficha llamada “codificar” para los formularios codificadores (centro de trabajo, ocupación profesional, nivel de escolaridad y especialidades) (Anexo II).