o Manuales.

La definición clásica de “Manual”, según la Enciclopedia Visor (2000), comprende la idea de ser un “material escrito, tipo libro, en que se compendia lo substancial y en el que se anota o describe los aspectos concerniente a las características, especificaciones inherentes a un objeto, actividad o fenómeno de una materia” (p. 123).

De esta concepción Melinkoff (1990), también refiere por analogía que el manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración y es un medio de acción práctico por excelencia que ayuda grandemente al proceso de la organización. El manual contribuye desde el proceso de su preparación y puesta en funcionamiento, al conocimiento de la organización; tal como ocurre cuando se ponen de manifiesto las anomalías de algunos puestos y se evidencian por ejemplo que la cantidad y la calidad de funciones no son adecuadas a la categoría del cargo, bien por exceso o bien por defecto.

Según Morales (1992), un manual es un cuerpo ordenado que muestra las actividades a ser cumplidas por el personal que labora en la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. Más adelante el autor señala que el objeto primordial de los manuales es instruir a los integrantes de la organización con aspectos como: funciones, normas, procedimientos, políticas, objetivos, manejo, operación y administración de sistemas de procesamiento de datos; ya sea en forma manual o electrónica.

Señala Álvarez (2000), un manual debe contestar las preguntas sobre: qué hace (políticas) el área, departamento, dirección, gerencia u organización y cómo (procedimientos) administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización.

Asimismo, Franklin (ob. cit.), define los manuales como instrumentos utilizados como medios de comunicación y coordinación que van a suministrar el registro y la transmisión de información de una organización de manera estructurada y práctica, al igual que las pautas e caminos que van a mejorar el desempeño de las tareas.

Sotomayor y González (1997), señalan que el manual en la organización constituye el documento administrativo y formal en donde está depositada la información necesaria para conocer la organización, así como las instrucciones, lineamientos y flujo de actividades significativas.

Entre los beneficios más destacados que se pueden obtener de los manuales, señalados por Melinkoff (ob. cit.), se puede mencionar los siguientes

1. Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
2. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
3. Son una guía de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta.
4. Sirven para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
5. Ayudan en el establecimiento de modelo de sistema de información o bien modificar el ya existente.
6. Constituyen una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
7. Valen para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
8. Determinan en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
9. Facilitan las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
10. Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
11. Ayudan a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Por otra parte, para Melinkoff (op. cit.), los manuales pueden esquematizarse de acuerdo a la forma de presentación, la cual determina el estilo y su contenido, que sirve para determinar el tipo. Cada estilo de manual tiene una aplicación definida de acuerdo al estilo o tipo del mismo, o el fin que persiga con él. El tipo surge de acuerdo a una necesidad específica en un área también específica.

Se pueden establecer algunos criterios que ayuden a determinar cuándo es necesario un manual, en qué área o en qué actividad determinada, como por ejemplo, cuando muchas personas desempeñan actividades similares y complejas, y/o que la política de la organización tenga como norma la rotación del personal entre los puestos de trabajo. En función de estos diversos criterios, una de las alternativas para clasificar o tipificar los manuales se enuncia a continuación

o Manuales de Calidad.

Son aquellos que contienen las directrices generales acerca del funcionamiento de calidad en la Organización. Es conveniente que éste lo tengan todas las áreas autorizadas y los departamentos de los tres primeros niveles jerárquicos de la organización.

o Manuales de Políticas y Procedimientos.

Son los que documentan las actividades y procesos que desarrollan cada una de las áreas de la Organización. También se puede definir un manual de Procedimientos como un documento integral que contiene en forma ordenada y sistemáticas las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan, recursos para ejecutar adecuadamente el trabajo, señalando y estableciendo canales de comunicación entre sus distintas dependencias.

Estos se utilizan para instruir a los miembros de las organizaciones sobre funciones, normas, políticas, procedimientos, objetivos y operaciones, tanto de forma manual como automatizada, además facilitan la supervisión y evaluación del trabajo, así como también el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Es decir, estos constituyen una fuente de información permanente sobre la organización y su funcionamiento, propiciando el mejoramiento de la productividad de la institución.

o Manual de Organización.

Es aquel que documenta la cultura y estructura de la organización, se utiliza principalmente para hacer la inducción del personal de nuevo ingreso, se puede desarrollar con bases en procedimientos especialmente diseñados para ellos y que incluyan principalmente los procedimientos para elaborar y actualizar organigramas y para elaborar y actualizar descripciones de puestos, este manual es un recurso valioso para el proceso de incorporación y adaptación de los individuos de nuevo ingreso, ya que facilita que estas personas comprendan la estructura de la organización, los niveles jerárquicos, las funciones, los procedimientos y las secuencias de los pasos en la tramitación de órdenes o actividades internas en las organizaciones.

o Manual de Métodos.

Son manuales especializados que se utilizan principalmente en las áreas técnicas de la organización: Ventas, Producción, Ingeniería, Diseño, Sistemas y Mantenimiento, entre otras áreas. Se pueden desarrollar a partir de un procedimiento que muestre como elaborar, revisar y controlar métodos.

o Manual de Procedimiento.

Un manual de procedimiento es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye, además, los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y ejemplarizada a través de modelos, y sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y el control interno y su vigilancia, la delegación de las funciones en los empleados y la responsabilidad de sus jefes de que su trabajo se está realizando o no correctamente.