Además Melinkoff (Ob. cit.) cita cómo debe estar conformado un manual y su utilidad:

Conformación del Manual: Identificación, índice o Contenido, prologo y/o Introducción, Objetivos de los Procedimientos, Áreas de Aplicación y/o Alcances de los procedimientos, Responsables, Políticas o Normas de Operación, Conceptos, Procedimiento, Formulario de Impresos, Diagramas de Flujo, Glosario de Términos, Diseño del Proyecto. (p. 26)

En general se puede captar, que las diferentes elementos que conforman un manual de procedimiento varía sustancialmente de un manual de información, documentación, ya que la parte de mayor desarrollo se circunscribe a los procedimientos, los formularios, los diagramas de flujos y la descripción de los procesos al cual se aplica.

Utilidad de los manuales

Entre los beneficios o utilidades más destacadas que se pueden obtener de los manuales, señalados por Melinkoff (ob. cit), se puede mencionar los siguientes:

- Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
- Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
- Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema Interviene en la consulta de todo personal.
- Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo, como análisis de tiempo, delegación de autoridad, etc.
- Para establecer un modelo de sistema de información o bien modificar el ya existente.
- Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
- Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores
- Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
- Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
- Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
- Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Proceso de Inducción

Es importante caracterizar la inducción con más precisión, según lo señala Meighan (1992). La fundamentación conceptual de la inducción debe responder a las siguientes preguntas:

1. Inducción ¿A qué?
2. Inducción ¿Para quién?
3. ¿Qué mecanismos psicológicos operan durante la Inducción?
4. ¿Qué relación hay entre Inducción, Reclutamiento y selección?
5. ¿Qué relación hay entre Inducción y adiestramiento?

La inducción es un proceso que requiere ser planificado. Para diseñar un programa de inducción es necesario que exista una cuidadosa planificación, ninguna institución puede dudar respecto de, si debe inducir o no, su única posibilidad de elegir es en cuanto a la forma y el método. La ausencia de un programa de inducción influye negativamente en la organización, ya que tarda más el período de aprendizaje y el ingresante, generalmente, confronta diversas dificultades al no conocer el ambiente en el cual se encuentra inmerso, la duración del programa de inducción depende de muchos factores, entre ellos: dimensión de la organización, tipo de inducción y orientación a impartir y los objetivos que se propone alcanzar el programa.

Para facilitar la inducción, el papel del facilitador es determinante, por lo tanto se recomienda que este sea capaz de: Crear una atmósfera de familiaridad, brindar un trato cordial, disponer de tiempo para dar la bienvenida, proporcionar la comunicación horizontal, esto es: darle al individuo la oportunidad de hacer preguntas y de discutir cualquier problema que confronta e indicarle la persona a quien puede recurrir cuando lo necesite.

Manual de Inducción

Partiendo del hecho de que el paciente representa el factor más importante dentro de cualquier institución hospitalaria, la dirección de estos centros debe establecer parámetros validos y confiables para que un manual de inducción dirigido a sus clientes y familiares resulte efectivo, y así lograr la verdadera integración de dicho paciente tanto con la unidad de diálisis como con la sociedad en la que se desenvuelve. En función de esta concepción, los siguientes autores fijan su posición en referencia al contenido y elaboración de éstos manuales específicos.

Así, Sherman (1999), refiere que el manual de inducción es un recurso moderno y dinámico para llevar a cabo los programa de inducción, recomienda que el mismo debe ser entregado al nuevo integrante de la organización un folleto, manual o plegable donde se incluya toda la información que se considere pertinente y necesaria acerca de la compañía (qué es, cuál es su misión, valores y objetivos, qué productos ofrece, a qué mercado sirve, su historia, cuáles son sus deberes, derechos y beneficios que recibe el trabajador, entre otros aspectos). No debe incluir en este tipo de manual algo que no pueda cumplir y garantizar dentro de la organización.

La redacción y el contenido de estos materiales escrito deben ser claros, concretos y sencillos, para que su comprensión y asimilación sea fácil y así el empleado pueda responder con seguridad cuando le pregunten acerca del lugar donde trabaja, los productos y servicios que ofrece la empresa. Cada organización debe diseñar su propio manual que lo caracterice y refleje su filosofía y objetivos.

Con respecto a la inducción Meighan (Ob. cit), establece que la misma consiste simplemente en: “aclimatar a los nuevos empleados y hacer que se acostumbren a la nueva organización” (p. 20).

En este sentido, Sherman (Ob. cit), refiere que “la inducción es el proceso formal para familiarizar a los empleados de recién ingreso con la organización, sus puestos y unidades de trabajo” (p. 197).

Asimismo Villegas (1997), presenta la inducción u orientación como un sinónimo que lleva a un solo objetivo, la familiarización del trabajador con la organización: “la orientación consiste en un proceso continuo de transferencia de información, para influir de manera constructiva, tanto el conocimiento de la organización por parte del subordinado, como en el desarrollo de sus capacidades personales” (p. 163).

Para resaltar los beneficios que trae consigo la aplicación de un plan de inducción Dessler (1991) argumenta que, la inducción tiene como beneficio, establecer actitudes favorables del empleado hacia la empresa, sus políticas y su personal. “Los procedimientos de la orientación, ayudan a producir una sensación de pertenencia y aceptación, lo cual a su vez, ayudará a crear entusiasmo y elevar la moral”. (p.164).

Es por ello que, la inducción está presente en cada una de las actividades del hombre (actuación, destino, actitud entre otros) esto permite orientar el comportamiento humano dentro de la organización, se deduce entonces que, el aprendizaje es un reflujo condicionado y que muchas veces requiere de un material de apoyo que contribuya a reforzar la actividad del hombre para alcanzar un fin determinado. Se deduce que todo material informativo contribuye en cierta medida a que el paciente o su familiar puedan integrarse en el proceso, lo cual es responsabilidad de la gerencia hospitalaria, del jefe de la unidad o jefe del servicio.