El Componente administrativo-financiero, es el soporte primario de las operaciones y de la integración de las aplicaciones del Sistema de Información en Salud. Este será el receptor y consolidador de la gran cantidad de datos generados en cada uno de los entes que intervienen en la gestión de salud, permitiendo no solo la administración de los recursos, humanos y materiales, sino también propiciando el mejoramiento en la utilización de los mismos a través de la información de carácter analítico que debe ser capaz de producir.
El modelo propuesto se ha enfocado en áreas de la gestión administrativa que son consideradas vitales de automatizar, ya sea por la información crítica que producen o en función de los ahorros que su automatización puedan significar. Estas áreas han sido enmarcadas en las siguientes funciones:
1. Módulo de Compras
2. Módulo de Inventarios
3. Módulo de Cuentas por Pagar
4. Módulo de Recursos Humanos.
5. Módulo de Contabilidad y Presupuesto
Figura 23. Mapa funciones componente administrativo-financiero. Martínez Matamoros Walter A
MODULO DE COMPRAS
El módulo de compras está definido por la necesidad de automatizar la gestión de planeación, adquisición, almacenamiento y distribución de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento y la prestación de servicios de salud de las organizaciones sanitarias.
El módulo de compras está íntimamente relacionado con otros módulos al interior del componente administrativo-financiero, pero también con otros sistemas y bases de datos que forman parte de otros componentes o módulos con el objetivo de proporcionar información relacionada con el costo de las atenciones y servicios médicos prestados por el sistema de salud a través de la red de establecimientos de salud.
El modelo propuesto para el módulo de compras contiene tres grandes grupos de funciones mediante las cuales será posible realizar la gestión de una manera eficiente y ágil, siempre considerando los aspectos de seguridad y auditabilidad necesarios para este aspecto particular de la gestión administrativo-financiera.
Figura 24. Modelo módulo de compras. Martínez Matamoros Walter A
El módulo de compras debe contar con las características funcionales que permitan al usuario la administración de una base de datos única de proveedores de bienes y servicios. La información registrada en la base de datos de proveedores ofrecerá a la unidad de compras y a la unidad de servicios generales de la organización sanitaria, la posibilidad de agrupar y clasificar proveedores, así como de evaluar su comportamiento como suplidor de bienes, o prestador de servicios, de forma histórica, así como bloquear proveedores para nuevas compras cuando estos se encuentren en proceso de litigio. A continuación se enumeran los elementos que debe contener este modulo:
1. Ingreso de proveedores
2. Mantenimiento de proveedores
3. Modificar de datos del proveedor
4. Suspender o inhabilitar proveedores
5. Fusionar proveedores
6. Eliminar proveedores
7. Manejo de solicitudes de cotización
8. Ingresar de solicitudes para cotizar
9. Creación automática de solicitudes para cotizar en función de las solicitudes de compra existentes
10. Ingresar de notas para el proveedor en las solicitudes para cotizar
11. Manejo de cotizaciones
12. Ingresar de cotizaciones
13. Creación automática de cotizaciones en función de las solicitudes para cotizar existentes
14. Ingresar de notas sobre el análisis de las cotizaciones
15. Aprobar cotizaciones
El módulo de compras estará orientado a facilitar la gestión de adquisición de bienes y servicios de la organización sanitaria, procurando eliminar el múltiple registro de la información y orientando esta actividad, en lo posible, para que sea realizada en las unidades ejecutoras interesadas. El proceso de gestión automatizada de órdenes de compra y acuerdos de compra es la consecución de este objetivo primordial, permitiendo al usuario, no solo la generación de órdenes de compra en función de las solicitudes de compra previamente ingresadas por el interesado, sino, también documentar los procesos de cotización / licitación, de manera que el sistema conserve un registro histórico detallado de la compra.
Adicionalmente, el módulo de compras supone la incorporación de habilidades de control y medición de procesos de manera que un supervisor cuente con la capacidad de saber en cualquier momento, no solo, el estado en que se encuentra un requerimiento específico o documento en particular, sino también, que esté en capacidad de evaluar la efectividad del proceso y determinar los motivos que ocasionaron desviaciones y / o atrasos. Esto deberá ser posible a través de la asignación de los documentos de solicitud y compra de bienes y servicios a usuarios identificados en el sistema como “compradores”. De esta manera, se facilitará el seguimiento y obtención de información para atención al usuario. El sistema deberá contemplar la capacidad de administrar, al menos, dos tipos de órdenes de compra, a saber:
1. Órdenes de compra estándar.
2. Órdenes de Compra planificadas y acuerdos de compra.
Las órdenes de compra estándar son contratos únicos de compra que la organización sanitaria suscribe con un proveedor de bienes y / o servicios para una ocasión particularmente determinada, estas se rigen por las condiciones establecidas para esa ocasión mediante cotizaciones; estas condiciones aplican o tendrán vigencia únicamente para esa compra en particular.
Los acuerdos de compra u órdenes de compra planificadas, son contratos especiales con una vigencia mayor que el de las órdenes de compra estándares, generalmente se suscriben por un período de tiempo acordado y tienen por objetivo primordial obtener mejores y mayores condiciones de negocio en compras repetitivas o de gran volumen. Existen algunas variaciones que se pueden presentar en este tipo de contratos, las cuales deberán de ser contempladas por el módulo de compras: