Information system for Health Care Management
Autor: Walter Alejandro Martinez Matamoros | Publicado:  10/05/2010 | Gestion clinica y sistemas de informacion... , Gestion Sanitaria , Tesis Doctorales | |
Information system for Health Care Management .15

2. El módulo de recursos humanos debe contar con las capacidades funcionales que permitan el registro y actualización ágil y oportuna de la información referente al empleado. Esta base de datos única de empleados, debe consolidar la información procesada por medio de los módulos operativos de apoyo de recursos humanos, y permitir su explotación en función de las necesidades de información de la administración. La base de datos de personal constituye uno de los elementos de integración básicos que permitirá la planificación y proyección del recurso, no solo en el ámbito de la administración del recurso humano, sino también, en el ámbito administrativo-financiero mediante la formulación del plan operativo anual y la determinación de costos por transacción sanitaria, siendo el costo del recursos humano uno de los insumos primordiales que interviene en el proceso. También permitirá, en el ámbito de la gestión hospitalaria, contar con herramientas de medición de la eficiencia y rendimiento institucional y por servicios, así como realizar una mejor programación de los recursos en función de la demanda de servicios asistenciales que posea el establecimiento.

3. El módulo de recursos humanos debe contar con la capacidad de llevar un registro electrónico de entradas y salidas del personal, así como de ausencias y permisos solicitados y otorgados. Mediante este módulo se dará ingreso y registro a las acciones de personal que tengan que ver con la presencia o ausencia del empleado en su lugar de trabajo asignado, así como de su movilización temporal a otras localidades. En los lugares donde sea técnicamente factible, se instalarán lectores de código de barras para registrar el acceso de los empleados a las instalaciones de la institución, permitiendo su posterior descarga en el sistema a través de medios electrónicos. Con esto se procurará alcanzar un mayor grado de eficiencia en el registro de entradas y salidas del personal, evitando, no solo el gasto innecesario de papel y tarjetas de asistencia, sino también la pérdida de tiempo del empleado formándose en filas para marcar su tarjeta de asistencia en el reloj marcador.

4. El módulo de recursos humanos debe contar con la capacidad funcional de registro y administración de beneficios del empleado, tanto aquellos que por ley le corresponden, como los que han sido obtenidos como producto de la gestión organizada de las fuerzas vidas u organizaciones sindicales. De este registro, siempre que corresponda, será tomada la información necesaria para el cálculo y generación de las planillas ordinarias y extraordinarias por pago de beneficios.

5. El módulo de recursos humanos debe contar con la capacidad de registrar todos aquellos eventos en la vida profesional del empleado, que signifiquen un crecimiento en el desarrollo de sus conocimientos y / o destrezas. De igual manera, debe permitir el registro e incorporación de la información relacionada con asensos y promociones otorgadas al empleado. Mediante este registro, se alimentará la base de datos de donde se deberá tomar los datos necesarios para realizar los cambios correspondientes a la(s) planilla(s) de pago.

6. El módulo de recursos humanos debe contar con la capacidad de configurar y definir múltiples planillas, las cuales serán de ejecución independiente unas de las otras. Cada planilla podrá contener un concepto de pago diferente, o múltiples conceptos, de ser el caso, y debe permitir una selección flexible y dinámica de los empleados que serán incluidos en ella. Es decir, el usuario del módulo de planillas, tendrá la capacidad de establecer de forma dinámica al momento de definir la planilla, si esta es de ejecución única o recurrente, la periodicidad de la planilla, cuentas contables y presupuestarias que deberá afectar, y los criterios de asociación o búsqueda de los empleados a incluir en la misma. Esos criterios de selección harán referencia a datos incorporados en la base de datos de empleados previamente.


MÓDULO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS

El módulo de contabilidad y presupuesto se constituye en el corazón mismo del componente administrativo-financiero, al proveer el instrumento de consolidación y análisis de las operaciones del SIH. El sistema debe permitir establecer controles financieros, facilitar la reducción del ciclo de cierre de período, brindar acceso inmediato a información financiera y la generación de reportes y consultas financieras en línea.

El módulo de contabilidad y presupuesto debe estar totalmente integrado con los módulos de compras, inventarios, cuentas por pagar y recursos humanos de manera que éstos alimenten al módulo de contabilidad y presupuesto con el detalle de las operaciones (asientos diarios de detalle), permitiendo al módulo de contabilidad crear asientos de resumen y realizar las afectaciones finales de la ejecución presupuestaria (confirmación de saldos). Desde el módulo de contabilidad y presupuesto, el usuario debe ser capaz de visualizar los saldos de las cuentas contables y presupuestarias actualizadas por las operaciones provenientes de los módulos auxiliares.

Así mismo, el sistema debe permitir “explotar” la información resumida en el módulo de contabilidad, brindando al usuario el detalle de la información requerido. El módulo de contabilidad y presupuesto debe contar con la posibilidad de realizar asientos manuales y corrección de partidas resumen proveniente de los módulos auxiliares, así como la facilidad de generar asientos automáticos para transacciones recurrentes definidas en el mismo. Además, el módulo de contabilidad y presupuesto debe disponer de una interface amigable al usuario para la realización de consultas integradas y generación de todo tipo de reportes (predefinidos y de definición dinámica), así como la capacidad de exportar la información a hojas de cálculo y otras bases de datos para su análisis especializado utilizando herramientas externas al sistema.

El módulo debe contar con la flexibilidad necesaria que permita su configuración en función de las características actuales y futuras del modelo financiero y presupuestario del ente financiador de la organización sanitaria. Este aspecto es de suma importancia, debido a que una estructura demasiado rígida, presupone cambios a nivel de programación al momento de alterar características propias del modelo financiero. El sistema debe ser capaz de implementar estructuras flexibles y mediante una interface amigable al usuario, permitir su modificación y adaptación a las necesidades del momento. Aspectos funcionales específicos que deberá contener:

1. Definición de la estructura contable y presupuestaria.
2. Administración dinámica de un catálogo de cuentas.
3. Definición de combinaciones contables (guías contables predefinidas).
4. Definición y mantenimiento de períodos contables. 

health_care_management/contabilidad_presupuestos_hospital

Figura 28. Modelo modulo de contabilidad y presupuesto. Martínez Matamoros Walter A

El módulo de contabilidad y presupuesto será el receptor de los registros contables diarios generados por los módulos auxiliares, consolidándolos y permitiendo la afectación de los saldos de las cuentas del libro mayor, así como de los saldos presupuestarios. Debe de contar con la habilidad de recibir todo el detalle de las operaciones registradas en los módulos auxiliares, así como, solamente un resumen de las mismas en forma de una única partida que afecte las cuentas necesarias.

Así mismo, debe contar con la posibilidad de revisar y corregir cualquier asiento proveniente de los módulos o libros auxiliares previo a su posteo o registro definitivo en el libro mayor. El módulo de contabilidad y presupuesto debe contar con la funcionalidad necesaria para permitir el ingreso de partidas manuales provenientes de operaciones que no cuenten con sistemas de información que automaticen su registro y / o partidas de ajuste necesarias. El módulo de contabilidad y presupuesto debe contar con la capacidad de definir asientos recurrentes para aquellas operaciones que tienen ese carácter, de manera que se facilite su generación en forma automática y posterior revisión previo a su posteo masivo.

Una de las principales características que se busca en un sistema de información es la agilidad y oportunidad con que pueda producir información para la toma de decisiones. El módulo de contabilidad y presupuesto está concebido para cumplir con este objetivo, brindando una interface amigable y potente de consulta y explotación de la información contable y financiera a distintos niveles de consolidación y con la capacidad de llegar al mayor nivel de detalle posible. Esto será posible gracias a la integración propuesta entre las aplicaciones administrativo-financieras modeladas en el sistema de información hospitalario (SIH).


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