Los esfuerzos para el diseño y desarrollo de los sistemas de información, así como la capacitación y puesta en marcha, se han limitado a la identificación de tipo de datos, a su recolección y a su procesamiento, dándole relativamente poca importancia al análisis. Un aspecto a destacar y que no ha permitido una mayor utilización, tiene que ver con el hecho de que en todos los niveles de la organización el sistema de información está funcionando como una actividad propia de la unidad de estadística o informática y no como un recurso para la gestión de ese nivel de la organización y el de la institución misma.
Problemas en el registro, la recolección y el procesamiento de los datos; las deficiencias en su cobertura, integridad, veracidad y consistencia; además de la falta de oportunidad para su procesamiento han contribuido a que la información producida en las instituciones sanitarias sean poco confiables.
Un marco de referencia útil para examinar los resultados que se esperan del sistema y establecer los requerimientos de los usuarios, incluye los aspectos relacionados con la capacidad, el control, el acceso a la información y la complejidad en la organización sanitaria.
1. La capacidad: Se define como la habilidad que tiene el sistema y se refiere a las personas, equipos, espacios y procedimientos, para cumplir con los objetivos propuestos, en cuanto a la toma de decisiones. Desde el punto de vista de los procesos, se debe determinar la capacidad para brindar soporte a todas las actividades generales del sistema de información como son la aceptación de entradas, el procesamiento, almacenamiento y recuperación de datos, la producción de resultados y la transmisión de información o mensajes. Algunas estrategias para desarrollar mayor capacidad en un SIH son:
a. Identificar el número requerido de personal, equipos y espacios para responder a las necesidades de la organización.
b. Disminuir las expectativas, reducir los requerimientos de desempeño y cambiar los tiempos de realización de actividades.
c. Redefinir la naturaleza de la tarea, cambiar la forma como se realizan las actividades, modificar la responsabilidad de los diferentes actores institucionales o redefinir los niveles de especialización.
2. El control: Está relacionado con un conjunto de procedimientos que garantizan que los objetivos de la organización se lleven a cabo y en forma apropiada. El control puede verse en términos de auditoría a los procedimientos, los contenidos y las responsabilidades. La estrategia para mejorar el control del sistema se basa en el diseño de procedimientos que permitan:
a. Evitar fallas en el control.
b. Detectar y notificar fallas en el control.
c. Corregir fallas en los controles.
3. El acceso a la información: Es la facilidad y oportunidad con que se logra la información y que permite garantizar que los usuarios tomen las decisiones adecuadas en el tiempo adecuado. Algunas estrategias para mejorar el acceso a la información del sistema:
a. Eliminar la necesidad de recuperar algunos datos.
b. Eliminar la necesidad de procesar algunos datos.
c. Cambiar formas de presentación.
4. La complejidad: Está relacionada con los procesos que contienen un gran número de procedimientos y actividades y que con frecuencia dan como resultado un rendimiento inaceptable e incompleto. Algunas estrategias para disminuir la complejidad del sistema:
a. Simplificación de los procesos, los procedimientos y las actividades.
b. División de las tareas.
c. Cambios en la secuencia de las actividades.
Figura 32. Modelo módulos de gestión hospitalaria. Martínez Matamoros Walter A
A continuación se enumeran las principales características que debe tener el sistema de información hospitalario (SIH), específicamente los módulos de gestión hospitalaria:
1. El módulo de gestión hospitalaria debe permitir la configuración de diferentes menús y su asociación a los usuarios de la aplicación. De manera que, un usuario puede tener varios menús asociados (siempre deberá tener uno de ellos definido como menú por defecto, siendo éste el que se deberá ejecutar al entrar en la aplicación).
2. El módulo de gestión hospitalaria debe de ser capaz de permitir la definición dinámica e interactiva de planes y servicios prestados por el establecimiento hospitalario en el cual será instalado.
3. El módulo de gestión hospitalaria debe de poseer características de seguridad que permiten la creación de perfiles de usuario, la asociación de éstos con usuarios y la asignación de permisos a los mismos. Esta asociación deberá poder ser realizada asignando permisos a los diferentes componentes del sistema, tanto a nivel de aplicaciones, como a nivel de datos y configuraciones de servicios y productos con los cuales se asociará la información generada de la prestación de servicios. De esta manera, el nivel de seguridad llega hasta el nivel que se ejecuta al realizar una acción.
4. El módulo de gestión hospitalaria debe poseer un componente de búsquedas que provea al resto de la aplicación no solo de la posibilidad de encontrar datos de interés en un momento dado, sino también almacenar búsquedas por usuario, de manera que sea posible agilizar las búsquedas en el sistema evitando repetir una misma búsqueda constantemente. Esta capacidad será especialmente útil en los procesos sanitarios donde se precisa de una búsqueda inicial de pacientes o episodios.
5. El módulo de gestión hospitalaria debe poseer la capacidad de permitir la personalización de los cálculos involucrados en los procesos, de manera que si un cálculo se basa en algún parámetro susceptible de variación (ya sea por cambio de legislación o por algún otro motivo), dicha variación no implicará una reprogramación de la aplicación, sino una redefinición de la función por parte del usuario.
Concepto de estaciones de gestión centralizada: Las estaciones de gestión centralizada son unas herramientas de gestión que proporcionan, en una única interfaz, una visión global y personalizada de la información almacenada en uno o varios sistemas independientemente de la naturaleza de los mismos. El modulo de gestión hospitalaria debe poseer la implementación de capacidades de consolidación de información en una sola pantalla de partida, mediante la cual el usuario pueda navegar a través del sistema para encontrar el dato.
La estación de gestión aplicada al sector sanitario permite realizar una primera aproximación al depósito de datos clínicos, ya que permite intensificar el acceso a la información sanitaria y proveer una detallada, flexible y rápida vista retrospectiva de los datos clínicos, pudiendo orientar la información para administrativos, médicos, enfermeras o investigadores clínicos. La estación de gestión debe permitir enlazar información del mismo paciente proveniente de diferentes sistemas y bases de datos, con lo que permitirá obtener la historia clínica electrónica única. Todo esto hace del concepto de las estaciones de gestión centralizada una herramienta muy versátil para acceder a gran cantidad de información de muy diferentes formas.