Las órdenes de compra planificadas son acuerdos de compra que se suscriben con proveedores en los cuales se detalla de manera específica, los productos y cantidades que serán adquiridas durante un período de tiempo establecido. Los acuerdos de compra de bienes y servicios no especificados son acuerdos de compra que se hacen con proveedores en los que se establece un catálogo de productos sujetos del acuerdo, pero no se detalla los productos particulares que serán adquiridos a lo largo del período, únicamente las características que cada orden de entrega deberá tener en función de cantidad y monto mínimo; y se especifican las condiciones especiales que enmarcan la negociación.
Los acuerdos de compra de bienes y servicios específicos son acuerdos de compra que se hacen con proveedores en los que se establece previamente, no solo las condiciones particulares de la negociación, sino también los productos que serán adquiridos en cada orden de entrega, así como las cantidades mínimas y totales que conforman el compromiso acordado para el período.
Un aspecto específico del módulo de compras de especial importancia es la capacidad de informar a todo nivel y en todo momento de la información concerniente a la gestión de compras y el estado de los documentos sometidos para tal gestión. En este sentido el módulo de compras deberá contar con una serie de pantallas de consulta y reportes que permitan al usuario de cada nivel organizacional enterarse y ofrecer información al “cliente” de los servicios, acerca del estado del trámite por ellos iniciado.
La integración de sistemas y módulos en un solo sistema de información hospitalario (SIH) es uno de los objetivos específicos que se busca alcanzar por medio del presente modelo conceptual. En este sentido, el módulo de compras deberá estar funcionalmente integrado con la aplicación de control de inventarios del componente administrativo-financiero, así como con la aplicación de cuentas por pagar y con el módulo de contabilidad y presupuesto.
MÓDULO DE INVENTARIOS
El módulo de inventarios, al igual que en el caso del módulo de compras, está definido por la necesidad de la organización sanitaria de automatizar la gestión de planeación, adquisición, almacenamiento y distribución de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento y la prestación de servicios de salud.
El módulo de inventarios está íntimamente relacionado con otros módulos al interior del componente administrativo-financiero, pero también con otros sistemas y bases de datos que forman parte de otros módulos o componentes, como es el caso del componente de producción, con el objetivo de proporcionar información relacionada con el costo de las atenciones y servicios médicos prestados por la organización sanitaria a través de la red de establecimientos de salud.
De la misma manera el módulo de inventarios deberá ser capaz de proporcionar información veraz y oportuna acerca de la distribución física y financiera del presupuesto de medicamentos y el nivel de consumo en un momento dado a nivel del sistema de salud y consolidado en cada uno de los niveles de agregación establecidos.
El modelo propuesto para el módulo de inventarios contiene cinco grandes grupos de funciones que son descritas a continuación y mediante las cuales será posible realizar la gestión de una manera eficiente y ágil, siempre considerando los aspectos de seguridad y auditabilidad necesarios para este aspecto particular de la gestión administrativo-financiera.
Figura 25. Modelo modulo de inventarios. Martínez Matamoros Walter A
El módulo de inventarios debe contar con características de adaptabilidad y escalabilidad propios de sistemas de información altamente profesionales, siendo capaz de configurar, en función de las necesidades, las unidades físicas de almacenamiento de productos como entidades lógicas al interior del sistema de información.
Esto significa que, el módulo de inventarios deberá contemplar la capacidad de definición de la estructura física de las organizaciones de inventario con que cuenta la organización sanitaria. El sistema debe contar con la capacidad de establecer al menos cuatro niveles de almacenamiento físico o entidades del almacenamiento, a saber:
1. Almacén: Organización principal de inventario dentro de la cual deberá existir al menos una bodega, pudiendo contener tantas bodegas o subdivisiones de inventario como sea necesario.
2. Bodega: Unidad básica de almacenamiento, la cual deberá estar contenida dentro de un almacén y podrá contener (no obligatoriamente) subdivisiones que permitan un mayor detalle de ordenamiento para facilitar la localización de los productos.
3. Contenedor o plataforma: Es una unidad de agrupamiento de productos y facilita el manejo masivo de producto de alto movimiento y la identificación de altos volúmenes de productos. No es una organización de almacenamiento de inventario en sí misma, por lo que no se puede realizar salidas o entradas de productos a un contenedor.
4. Estante: Es la ubicación física particular en que se localiza un producto o contenedor dentro de la bodega / almacén.
Resulta claro pensar que no para todos los almacenes de la organización sanitaria será necesario (o posible) implantar una metodología de almacenamiento y ubicación que requiera de la utilización de todos estos conceptos, sin embargo, si resulta necesario para los almacenes de mayor tamaño, especialmente los almacenes de medicamentos, por lo que la aplicación deberá de considerarlo. La configuración de los inventarios en organizaciones con subdivisiones a conveniencia, permite además la clasificación y valoración de los mismos de una manera más sencilla y práctica, permitiendo la generación de consultas y reportes que muestren el nivel de detalle o consolidación requerido para cada uno de los niveles de la organización involucrados con la administración de los inventarios.
Adicionalmente, la implantación de una estructura como la descrita en los párrafos anteriores facilitará la interacción del sistema con otros sistemas como el sistema de ruteo y transporte de bienes. Como segunda capa del modelo del módulo de inventarios, estrechamente relacionado con la preparación de la aplicación para que sea capaz de generar de manera automática información contable y financiera, está lo concerniente a la configuración financiera de las organizaciones de inventario.
Esto se refiere a la definición e incorporación al sistema de gestión, de todas aquellas cuentas contables que forman parte de cada posible partida contable y / o presupuestaria producto de una transacción de inventario. Esto significa que cada almacén / bodega configurado en el sistema deberá contar con un conjunto definido de cuentas contables y estructuras presupuestarias asociadas que le permitan generar automáticamente las afectaciones correspondientes al registro contable y presupuestario de la transacción de inventario realizada.
El módulo de inventarios debe contar con la capacidad de administrar y dar mantenimiento a una base única de productos de inventario, es decir, todos aquellos productos que sean sujeto de adquisición y almacenamiento por parte de la organización sanitaria deberán estar definidos en esta base de datos. La definición de productos deberá incluir, no sólo su incorporación como elemento de dato en el sistema, sino que deberá contar con la capacidad de especificar atributos para cada producto. Estos atributos podrán ser de carácter físico, de control y financiero. La base de datos de productos de inventario será uno de los aspectos de integración de los módulos de inventarios y compras, ya que éste último, hará uso de las definiciones de productos incluidas en esta base de datos para la definición de documentos de compra (solicitudes, cotizaciones y órdenes de compra).