Figura 35. Proceso proyecto sistemas de información hospitalarios (SIH). Martínez Matamoros Walter A.

PROCESO DE ADQUISICIÓN ADECUADO

Las solicitudes de propuestas deben formularse en lenguaje claro, terminología integral y formato estandarizado para facilitar la comprensión de los objetivos de los sistemas de la organización, por parte de los proveedores.

A continuación se incluye como referencia un ejemplo de solicitud de propuesta para una institución de atención de salud. Se trata de un ejemplo ilustrativo que no necesariamente describe la información necesaria en su totalidad:

• Introducción y declaración de propósito: Historia breve de la institución de salud, servicios que presta y misión de la institución, adquisiciones y administración de contratos, especificaciones generales y prestación de servicios o entrega de equipos.
• Perfil de la institución: Configuración física, estadísticas de pacientes y estadísticas de consultorio, servicios y departamentos, etc.
• Términos, condiciones y alcance de la contratación externa para los servicios.
• Información sobre los sistemas actuales: Con detalles de las aplicaciones existentes, las rutinas y los procedimientos, y las características del entorno de implementación.
• Requisitos funcionales de los sistemas: Administración de pacientes, programación de servicios, atención de pacientes ambulatorios, ingresos, transferencias y egresos (censo, información sobre pacientes, seguimiento de pacientes); gestión de los servicios de apoyo (manejo de materiales, control de inventarios); servicios de urgencia (registro, antecedentes y diagramas, procesamiento de pedidos); fondos (libro mayor general, cuentas por cobrar, facturación); registros médicos; servicios de enfermería; farmacia; radiología; servicios alimentarios; laboratorio clínico; lavandería; mantenimiento y tareas internas; personal; recursos humanos; etc.
• Requisitos técnicos: Equipos (descripción, capacidad, dispositivos para almacenamiento, tiempo de respuesta, interfaces); software de desarrollo y básico (sistema operativo, lenguajes de programación, herramientas de desarrollo, seguridad e integridad de los datos, documentación) y características funcionales del software de aplicación y los conjuntos de datos.
• Requisitos para capacitación: Aptitudes necesarias para la operación de sistemas y aplicaciones; plan de capacitación; determinación de los puntos de capacitación; renovación esperada; materiales de capacitación y plazo
• Proceso de implementación: Cómo se espera su realización, presunciones y limitaciones.
• Consideraciones financieras: Expectativas de costos de capital y recurrentes.
• Información sobre los proveedores: Trayectoria institucional, estado financiero, lista de clientes, experiencia anterior con proyectos similares.
• Condiciones de la licitación: Aceptación, cronograma y cláusulas de revocación.
• Criterios para la evaluación: Para evaluar a los proveedores, las propuestas y los productos que se van a entregar.
• Cronograma para la toma de decisiones: Períodos para las decisiones que se deben tomar, desde la búsqueda de proveedores de servicio, la preparación de especificaciones detalladas, la preparación de documentación sobre adquisiciones hasta la selección y el contrato de servicios.
• Responsabilidades de la institución y los proveedores: Expectativas de la organización en lo referente a las disposiciones del contrato.
• Costo: Grado de desembolso previsto con el transcurso del tiempo.

Las propuestas presentadas pueden ser muy complejas en función de la descripción de las aplicaciones y de las técnicas a utilizar en la implementación.

Si la institución carece de personal capacitado para evaluar las propuestas, es aconsejable considerar la posibilidad de recurrir a un consultor externo para el proceso de evaluación. El consultor quizás pueda aplicar experiencia específica a la evaluación de las técnicas propuestas, así como proporcionar un punto de vista objetivo y creíble. Un informe escrito del consultor en lo referente a las propuestas, el proceso de selección y las recomendaciones para la contratación puede servir de punto de partida valioso para la aprobación y la negociación.