Además de la citación normal, el sistema deberá soportar la multicitación, mediante la cual sea posible citar a un mismo paciente para diferentes agendas y prestaciones en un mismo día, o en días diferentes pero según los criterios introducidos por el usuario, y la citación repetitiva, mediante la cual sea posible citar a un paciente para la misma agenda y prestación según la periodicidad definida por el usuario. También se requiere la existencia de una lista de espera y una gestión de solicitudes de consultas externas, donde se muestren las solicitudes realizadas al servicio y / o agenda para el que se está trabajando, pudiendo aceptarlas, rechazarlas o remitirlas. Las solicitudes aceptadas podrán ser citadas directamente desde aquí. Se requiere contemplar la captura de actividad de consultas externas por servicio, médico, lugar de consulta y/o rango de fechas. En dicha captura se deberá permitir la asociación de diagnósticos y procedimientos a la cita, así como la captura urgente de actividad no programada. Reservación, programación, recordatorio y registro de cumplimiento (con seguimiento del tiempo de atención) de citas son capacidades esperadas en el sistema. La programación de citas médicas se podrá realizar en base a una planificación previa soportada en los bloques de horarios y prestaciones.
Se deberá poder establecen agendas por servicios y médicos con un riguroso control de los solapamientos. En las agendas se especificaran los días de consulta y los horarios (bloques de horarios), así como el número de primeras visitas a atender y el intervalo entre las citas. La medida de visitas podrá controlarse por el número de las mismas o por tiempo, a criterio del establecimiento sanitaria o del especialista. Por otra parte, en la definición de las agendas se indicará si el proveedor sanitario requiere de la historia clínica completa o solamente alguno de sus dossieres. Otro aspecto importante es el referido a las prestaciones a efectuar, las cuales estarán registradas en tablas auxiliares permitiéndose todo tipo de explotaciones e informes posteriores.
En lo referente al registro de cumplimiento, el aplicativo deberá disponer de un módulo de captura de actividad (mencionado en varias partes de este documento) mediante el cual quede reflejado en el sistema desde la asistencia del paciente a la cita, a las prestaciones que se le han efectuado, diagnósticos, procedimientos, medicación, etc. Códigos y tablas de: referencia, tipo de citas, frecuencia, período de espera para la cita por tipo de procedimiento, mensajes.
El sistema de citación se apoyará en un conjunto de tablas auxiliares orientadas a flexibilizar al máximo las prestaciones y a posibilitar todo tipo de informes. Cabe destacar las siguientes:
1. Espacio físico: Consultorios donde se prestarán los servicios sanitarios.
2. Prestaciones: Por ejemplo una primera visita, curas, visitas sucesivas, etc. Para cada caso y especialidad se establece un tiempo estándar de atención. Asimismo, se establecen los intervalos entre citas (tiempo que transcurre desde que sale un paciente de la consulta hasta que entra el siguiente).
3. Motivo de anulación de cita.
4. Motivos de fallo de cita.
5. Resultado de la visita.
Se requiere mantener el control de los pacientes referenciados por otros especialistas desde el propio centro o desde centros distintos, así como acceso en línea e impreso de citas por paciente, tipo de cita, por día, semana, mes, etc.
Quirófanos: Este componente debe permitir la definición de quirófanos y su planificación semanal, así como la asignación de los mismos a los servicios del hospital mediante sesiones quirúrgicas. Dichas sesiones deberán se podrán, a su vez, dividir en tramos horarios, de manera que podamos tener estructurada por horas la carga de trabajo de todos los quirófanos del hospital. Los quirófanos se podrán bloquear por diferentes motivos y desbloquear en cualquier momento, así como también planificar la actividad de los quirófanos de urgencias.
El módulo de gestión hospitalaria debe poseer una aplicación que permita tratar todas las solicitudes realizadas al área de quirófanos desde una central de solicitudes. Desde aquí se podrá aceptar, rechazar o remitir a otro centro cualquier solicitud recibida. Al igual que en las solicitudes generales, en las solicitudes de quirófanos se requiere mantener un histórico de los estados por los que han ido pasando las mismas. Dichos estados no tienen por qué ser los mismos que los de las solicitudes generales por lo que se deberá manejar un catálogo específico para tal fin.
Así mismo se debe contar con una aplicación preoperatorio mediante el cual se permita la asignación de pruebas de preoperatorio a una solicitud de intervención quirúrgica. Dichas pruebas serán citadas por consultas externas. Además de dichas pruebas, se podrán realizar peticiones a laboratorios, a rayos, a preanestesia, etc. Una solicitud no podrá ser aceptada mientras el preoperatorio correspondiente no haya sido aceptado.
Sobre una solicitud existente se generará el correspondiente parte quirúrgico (se deberá realizar sobre una solicitud existente y una sesión quirúrgica previamente definida, aunque sea posible definir la sesión en el mismo instante en que se genera el parte). El siguiente paso sería confirmar los partes generados. Se deberá contemplan casos específicos, como son:
1. Partes condicionales: Partes condicionados a la suspensión de algunos de los partes programados para esa fecha en el quirófano seleccionado.
2. Intervenciones múltiples: Intervenciones realizadas por varios servicios sobre un único paciente.
3. Sustitución de intervenciones.
Posteriormente, una vez se haya realizado la intervención, se deberá proceder a la captura de la actividad quirúrgica de los partes confirmados, indicando, entre otros parámetros, los responsables de la intervención, las horas de interés (hora de anestesia, hora de sutura, etc.). Todos estos parámetros deberán ser configurables, de manera que podemos personalizar los parámetros a capturar para cada tipo de intervención. Deberá ser posible capturar también las intervenciones que se han realizado sin programación previa (intervenciones urgentes).
Para los hospitales de alto volumen en los cuales se cuente con más de un quirófano el sistema deberá ser capaz de mostrar un mapa con la estructura de quirófanos del hospital, así como su nivel de ocupación y horarios en forma gráfica. En este apartado también se obtendrá información acerca del servicio usuario del quirófano. Por otra parte, la consulta podrá realizarse de todos los quirófanos para un día determinado o de un quirófano en concreto con libertad para moverse por él, lo cual será de especial utilidad para detectar posibles solapamientos o errores en la definición y asignación.
Archivos: El módulo de gestión hospitalaria debe contar con la capacidad de almacenar la historia clínica del paciente. Además, una misma historia clínica podrá estar dividida en varios dossieres (radiografías, ecografías, dossier general, etc.). Los procesos relacionados con archivos (peticiones, préstamos, etc.) se realizarán sobre los dossier y no sobre la historia clínica, aunque permite que un proceso se aplique a todos los dossier de una historia clínica.
Así, se deberá ser posible solicitar, prestar y devolver una parte de la historia clínica. Cada una de ellas tendrá una ubicación y un estado, en un momento dado. El sistema deberá mantener un listado de morosos: un receptor de una historia pasa a formar parte del listado de morosos en cuanto se supera la fecha prevista para la devolución del o de los dossier sin que éstos hayan sido devueltos. El sistema permitirá la búsqueda de un dossier indicando su actual situación (prestada, archivada, extraviada) y la fecha desde la que se encuentra en dicha situación, permitiendo también consultar el historial de préstamos de un dossier.
Gestión de medicamentos: El módulo de gestión hospitalaria deberá permitir la gestión de compras, almacén, distribución de medicación a planta y prescripciones. El sistema deberá permitir el funcionamiento de una configuración multialmacén, es decir, permitir gestionar separadamente, si así se desea, el almacén o almacenes de Farmacia del resto de almacenes. De esta forma podemos tener distribuidos varios almacenes de farmacia por el hospital, pudiendo realizar pedidos internos entre ellos, teniendo controlado el stock del hospital en todo momento.
El sistema deberá ser capaz de gestionar los consumos tanto entre almacenes (internos) como pedidos de compras (externos), los consumos (gastos generados por almacén o servicio), los comprobantes correspondientes, las devoluciones entre almacenes, los pedidos entre almacenes secundarios, las devoluciones externas y en definitiva cualquier relación entre almacenes dentro del sistema y con elementos externos al mismo. Cada pedido y comprobante se compone de sus respectivas líneas, con lo que es posible atender a cada una de ellas independientemente. Cada línea de comprobante o recibo afecta a la línea de pedido correspondiente, pudiendo ésta quedar atendida total o parcialmente, o pendiente de servir, etc. De esta manera, es posible mantener en todo momento una relación de existencias por almacén, consumos por almacén, etc.